So setzen kleine und mittelständische Unternehmen die EU-Whistleblower-Richtlinie unkompliziert um
Die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet auch kleine und mittelständische Unternehmen zur Einführung interner Meldesysteme. KMU weisen jedoch andere Strukturen auf als grosse Konzerne. Wie können Sie den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden und worauf sollten KMU bei der Wahl eines Hinweisgebersystems achten?
EQS Integrity Line unterstützt KMU bei der unkomplizierten Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie.
Welche KMU sind von der EU-Whistleblowing-Richtlinie betroffen?
Die EU-Whistleblower-Richtlinie zielt darauf ab, geeignete Informationskanäle für potentielle Hinweisgeber zu etablieren, damit diese Verdachtsfälle auf Missstände und Fehlverhalten melden können, ohne dabei persönliche Nachteile, wie etwa eine Kündigung, Versetzung oder Diskriminierung fürchten zu müssen.
Daraus ergibt sich, dass alle „juristischen Personen des privaten Rechts“ mit mehr als 50 Beschäftigten interne Meldekanäle zur Verfügung stellen müssen. Unternehmen in der Finanzbranche sind dazu sogar unabhängig von der Beschäftigtenanzahl verpflichtet.
Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht das Gesetz eine Übergangsfrist von zwei Jahren bis zur endgültigen Umsetzung vor. Ebenso sollen sie dahingehend entlastet werden, dass sie die Ressourcen für den Betrieb eines Hinweisgebersystems mit anderen KMU teilen und so Kosten einsparen sowie Synergieeffekte nutzen können.
Die EU-Richtlinie im Überblick
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie hätte von den EU-Mitgliedstaaten bis Ende 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen.
Der Meldekanal muss so konzipiert sein, dass er die Identität des Whistleblowers vertraulich behandelt, um ihn vor Entlassung, Belästigung, Vergeltung und weiterer Diskriminierung zu schützen. Darüber hinaus müssen alle Daten an einem sicheren Ort gespeichert werden und mit den Datenschutzgesetzen wie der DSGVO konform sein.
Auf diese Features sollten KMU setzen:
Sicherheit
Bei der Auswahl des passenden Hinweisgebersystems sollten Sie darauf achten, dass es sicher konzipiert und eingerichtet ist, damit die Anonymität des Whistleblowers auch innerhalb einer kleineren Beschäftigtenzahl gewahrt bleibt. Auch ein unbefugter Zugriff auf Hinweisgebersystem sollte technisch nicht möglich sein.
Individualität
Idealerweise ist das Meldesystem auf die Unternehmensstrukturen zugeschnitten.
Flexibilität
Um interne Ressourcen einsparen zu können, sollte ein Hinweisgebersystem gewählt werden, das sich bei Bedarf auch mit einer Ombudsperson oder einer sprachbasierten Lösung ergänzen lässt.
Einfachheit
Die Einrichtung und Nutzung des Systems sollte unkompliziert sein, demzufolge leicht zu nutzen, verständlich formuliert, sodass Hinweisgeber keine zusätzlichen Hürden bei der Abgabe von Meldungen auf sich nehmen müssen.
Regelkonformität
Das System muss alle gesetzlichen Vorgaben der Richtlinie erfüllen, wie etwa die Möglichkeit bieten, den Whistleblower nach Eingang einer Meldung fristgerecht (3 Monate) über Massnahmen zu informieren, oder Fälle zu dokumentieren.
Vorteile eines Hinweisgebersystems für KMU
1.
Sie schützen nicht nur Ihre Beschäftigten, sondern auch Ihr Unternehmen, da Sie frühzeitig Probleme identifizieren und deeskalieren können.
2.
Sie bauen eine Vertrauens- und Integritätskultur im Unternehmen auf, wovon das Hinweisgebersystem ein Teil sein kann.
3.
Sie minimieren Reputationsschäden und hohe Kosten.
4.
Hinweisgebersysteme weisen eine präventive Wirkung durch einen Abschreckungseffekt auf.
5.
Die Nutzung von Meldesystemen in Unternehmen begünstigen im Ernstfall eine Strafmilderung.
6.
Sie bieten Ihren Beschäftigten eine Möglichkeit, sich aktiv gegen Missstände auszusprechen, ohne Furcht vor negativen Konsequenzen.
Die Einführung eines geeigneten Hinweisgebersystems muss nicht kompliziert sein.
Wir bieten Ihnen eine digitale Software, mit der auch kleine und mittelständische Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie leicht und schnell erfüllen können.
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Checkliste: So wählen Sie die richtige Whistleblowing-Lösung für Ihr Unternehmen aus
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