Gegen Korruption und für starke Integrität in der Logistik: Warum die Rhenus-Gruppe ein digitales Hinweisgebersystem einsetzt
Branche: Logistikdienstleister
Umsatz: 5,4 Milliarden €
Anzahl der Mitarbeiter: 33.500
Standorte: 820
Gründungsjahr: 1912
660 Standorte in über 50 Ländern, mehr als 30.000 Mitarbeiter, eine dezentrale Compliance-Organisation – keine leichte Aufgabe, unter diesen Voraussetzungen ein internationales Hinweisgebersystem einzuführen. Lesen Sie in unserer Fallstudie, wie Rhenus die Implementierung gemeistert hat und welche Vorteile das digitale System nun bietet.
Ein beeindruckendes Wachstum hat der Logistikdienstleister Rhenus in den vergangenen Jahren hingelegt: Während sich das Geschäft im Jahr 2007 vor allem auf Europa konzentrierte, bietet Rhenus ihre Transportleistungen mittlerweile in mehr als 50 Ländern an. Mit dem Wachstum nahmen auch die Compliance-Risiken zu und gleichzeitig die Zahl der internen Hinweise auf mögliche Compliance-Verstösse.
Das Problem: Zwar hatten einzelne Gesellschaften der Rhenus-Gruppe bereits Hinweisgebersysteme implementiert, doch es fehlte der zentrale Überblick. Im Jahr 2018 beschloss deshalb Gilles Delarue, Group Compliance Officer bei Rhenus, ein einheitliches System einzuführen. Die Anforderungen: Ein digitales, anonym nutzbares und nutzerfreundliches System, das zur internationalen Struktur der Rhenus-Gruppe passt und die dezentralen Einheiten auch in der Fallbearbeitung unterstützt.
Nach Sichtung verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf die Softwarelösung EQS Integrity Line. Ausschlaggebend für Delarue war die einfache Implementierung, die Sprachenvielfalt des Systems und insbesondere die Möglichkeit der dezentralen Fallbearbeitung über Grenzen hinweg. Nach einer kurzen Implementierungsphase war es dann Ende 2018 so weit: Die Rhenus Integrity Line konnte live gehen. Der Roll-out erfolgte in zwei Schritten: Im Januar 2019 startete das System in Deutschland, im März folgten die internationalen Standorte.
Mittlerweile ist die Rhenus Integrity Line in mehr als 52 Ländern und elf Sprachen rund um die Uhr verfügbar. Eine Besonderheit bei Rhenus: Das Unternehmen nutzt das Hinweisgebersystem auch für die Meldung von Datenlecks, um so die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. Je nach Thema und Land werden die Hinweise automatisch dem jeweiligen lokalen Fallbearbeiter zugewiesen. Dank der Echtzeitstatistiken behält Delarue dennoch jederzeit den zentralen Überblick über alle Hinweise und den Stand der Ermittlungen.
Um möglichst viele relevante Hinweise zu erhalten, hat Rhenus das Meldesystem auch für externe Hinweisgeber geöffnet und prominent auf der Unternehmenswebsite platziert. Zusätzlich wird auch im Code of Conduct der Rhenus-Gruppe auf das System verwiesen. Diese Offenheit lohnt sich: Seit Einführung des Systems sind bereits einige Dutzend relevante Hinweise mit Compliance-Bezug eingegangen.
Besonders wichtig für Rhenus: Alle Hinweise sollen zeitnah und gründlich nachverfolgt werden, inklusive Rückmeldung an den Hinweisgeber. Deshalb hat der Logistikdienstleister die Zeit zwischen Eingang einer Meldung und der Rückmeldung zum Ermittlungsergebnis an den Hinweisgeber als Key Performance Indicator (KPI) definiert. Mit Hilfe des Case Managements im Integrity-Line-System kann Rhenus genau nachverfolgen, wie sich die durchschnittliche Ermittlungsdauer entwickelt.
Fairness und Integrität sind für die Rhenus-Gruppe die Basis des Erfolgs, insbesondere auch um den guten Ruf des Unternehmens im Markt zu erhalten. Daher ermutigen Delarue und der Vorstand der Rhenus-Gruppe alle Mitarbeiter und extern mit dem Unternehmen verbundene Personen, potenzielle Verstösse jederzeit zu melden. Mit der neuen, digitalen Rhenus Integrity Line ist das deutlich einfacher geworden – und das Logistikunternehmen hat jederzeit alles im Blick und kann Compliance-Gefahren schnell und effektiv begegnen.
Gilles Delarue
Group Compliance Officer, Rhenus SE & Co KG
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