Das Hinweisgeberschutzgesetz richtig umsetzen - so geht's!
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der im Dezember 2019 in Kraft getretenen EU-Hinweisgeberrichtlinie und legt einen standardisierten Schutz für Hinweisgebende fest.
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.
Damit sind Organisationen und Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden dazu verpflichtet, sichere Hinweisgebersysteme einzuführen.
Erfahren Sie mehr über die Anforderungen des Gesetzes und wie Sie diese digital umsetzen können.
Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes
Einrichtung eines internen Meldekanals
- Einrichtung interner Meldekanäle sowohl für die Meldungsabgabe als auch für Folgemaßnahmen
- Meldungsabgabe in schriftlicher, mündlicher oder in beiden Formen sowie auf Wunsch auch persönlich möglich
Dokumentation
- Dokumentation aller eingehenden Meldungen im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten
- Aufbewahrung gemäß nationaler Anforderungen
- Überprüfung, Korrektur und Bestätigung der Niederschrift durch den Hinweisgebenden nach einer telefonischen Meldung
Fristgemäße Rückmeldung
- Eingangsbestätigung einer Meldung innerhalb von 7 Tagen durch die interne Meldestelle
- Information über Folgemaßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten, z. B. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde
Verarbeitung personenbezogener Daten
- Schutz der Identität des Hinweisgebenden nach DSGVO-Vorgaben
- Besonders geschützte Daten nach DSGVO dürfen verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben notwendig ist
- Keine Erhebung nicht relevanter Daten bzw. unverzügliche Löschung
Mit EQS Integrity Line setzen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes leicht um
Implementieren Sie einen internen Meldekanal in Ihrer Organisation
Der sichere, öffentlich zugängliche und jederzeit erreichbare digitale Meldekanal ermöglicht es Hinweisgebenden, über einen vordefinierten Fragenkatalog eine Meldung abzugeben. Dabei können zusätzlich weitere Informationen im System hochgeladen werden werden, wie beispielsweise Fotos, Dateien oder Sprachnachrichten. Eine Anbindung eines telefonischen Meldekanals ist ebenfalls möglich.
Folgemaßnahmen werden in der integrierten Fallbearbeitung koordiniert und dokumentiert.
Wahren Sie die Identität des Hinweisgebenden
EQS Integrity Line bietet einen vollständigen technischen Anonymitätsschutz. Durch höchste IT-Sicherheit, moderne Verschlüsselungstechnologien und Hochsicherheitsrechenzentren ist das Hinweisgebersystem nachweislich zugriffssicher.
Die integrierte Fallbearbeitung ermöglicht ein flexibles Rechte- und Rollenmanagement, wodurch Sie den Zugriff auf Fälle beschränken und die Integrität des Hinweisgebenden zusätzlich sicherstellen. Über das integrierte sichere Postfach ist eine anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgebenden möglich.
Verpassen Sie keine wichtigen Fristen
Um die Rückmeldung an Hinweisgebende zu erleichtern, können Textbausteine für die Eingangsbestätigung und für Rückmeldungen eingerichtet werden. Zusätzlich können Vorlagen zur Fristenüberwachung angelegt werden, die Fallbearbeitende an weitere Handlungsschritte erinnern. Über die integrierte Fallbearbeitung können Fallbearbeitende jederzeit mit Hinweisgebenden kommunizieren und über Folgemaßnahmen informieren.
Schaffen Sie Vertrauen durch eine transparente Datenverarbeitung
Mit EQS Integrity Line erhalten Sie ein nach ISAE 3000 datenschutzgeprüftes Hinweisgebersystem, das die Vorgaben der EU-DSGVO vollständig erfüllt. Durch vordefinierte Fragen im Meldeprozess mit Fokus auf Datensparsamkeit wird eine Erhebung nicht relevanter Daten vermieden. Sollten doch sensible Daten vorhanden sein, können diese direkt im System pseudonymisiert oder anonymisiert werden.
Das System ist zusätzlich an ggf. länderspezifische Rechtslagen anpassbar, zum Beispiel durch die Hinterlegung länderspezifischer Datenschutzhinweise.
Dokumentieren Sie Ihre Meldungen revisionssicher
Alle Meldungen und Aktivitäten werden in der Fallbearbeitung gespeichert. Telefonische Meldungen können dabei in das System übertragen werden und über das sichere Postfach gemeinsam mit dem Hinweisgebenden überprüft, korrigiert und bestätigt werden. In Ihrem Dashboard können Sie jederzeit den Status und die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen überprüfen und exportieren.
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
Lernen Sie EQS Integrity Line in Ihrer persönlichen Demo kennen oder kontaktieren Sie uns für mehr Informationen.
Hinweisgeberschutz für Unternehmen
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