Beschwerdeverfahren im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): So setzen Sie die Anforderungen um

Wenn bereits ein Hinweisgebersystem für Compliance-Verstöße in Ihrem Unternehmen besteht, deckt dieses häufig nur die in der Belegschaft gängigen Sprachen ab.

Für das Beschwerdeverfahren im LkSG jedoch gilt der Grundsatz der Barrierearmut. Sobald also auch Hinweise aus der Lieferkette erwartet werden, werden zumeist zahlreiche weitere Sprachen relevant. In jedem Fall sollte Ihr Beschwerdeverfahren die wesentlichen Sprachen der direkten Zulieferer abdecken. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die für Ihr Unternehmen wichtigsten Zuliefererländer und die dort typischerweise gesprochenen Sprachen.

Grundsätzlich nicht – falls bereits ein Hinweisgebersystem besteht, beispielsweise für Compliance-Verstöße, kann dieses auch als Beschwerdeverfahren nach LkSG erweitert werden. Prinzipiell muss jedes Unternehmen entscheiden, ob es sinnvoll ist, getrennte Meldesysteme oder ein einheitliches System anzubieten. Die Entscheidung, welche Variante für Ihr Unternehmen am meisten Sinn macht, hängt von einigen Einflussfaktoren ab:

– Das Beschwerdeverfahren nach LkSG muss öffentlich zugänglich sein. Falls das Hinweisgebersystem für Compliance-Verstöße lediglich Mitarbeitern zur Verfügung steht, und das auch so bleiben soll, sollten Sie einen weiteren Kanal speziell für LkSG-Themen einrichten.

– Wenn die Hinweise auf generelle Compliance- und LkSG-Verstöße von derselben Person oder demselben Team bearbeitet werden, bietet sich zumindest eine einheitliche Fallbearbeitung an. Gibt es verschiedene Zuständigkeiten, sollte der Zugriff auf Fälle durch ein Rollen- / Rechtekonzept beschränkt werden, damit alle Fallbearbeiter dennoch im selben System arbeiten können. 

– Falls die Ansprache an mögliche Hinweisgeber entlang der Lieferkette anders gestaltet werden soll als jene an mögliche Hinweisgeber für Compliance-Verstöße, kann es sinnvoll sein, getrennte Meldekanäle einzurichten. Die Hinweise können dennoch in dieselbe Fallbearbeitung eingehen und dort bearbeitet werden.

Hier gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten – letztlich müssen Sie entscheiden, welche Kommunikationsform für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Ein klassisches und häufig genutztes Beispiel ist die Aufnahme der Kontaktmöglichkeiten, also beispielsweise des Online-Links zum Beschwerdeverfahren, in den Code of Conduct für Zulieferer und Geschäftspartner. Auch die Platzierung des Hinweises auf das Beschwerdeverfahren auf anderen gängigen Kommunikationskanälen, wie Zuliefererplattformen, bietet sich an.

Darüber hinaus stehen Unternehmen selbstverständlich alle weiteren Kommunikationswege offen, die häufig auch bei der Kommunikation klassischer Hinweisgebersysteme verwendet werden – wie beispielsweise Plakate, Flyer, Newsletter oder Schulungen.

Natürlich kann es passieren, dass Unternehmen nicht direkt über das eigene Beschwerdeverfahren, sondern über Medienberichte, Gespräche mit NGOs und Mitbewerbern oder andere Quellen auf tatsächliche oder potenzielle LkSG-Verstöße in der eigenen Lieferkette aufmerksam gemacht werden. Da diese Meldungen ebenfalls dokumentiert werden müssen empfiehlt es sich, diese Vorgänge manuell im Case Management des Beschwerdeverfahrens zu erfassen. Somit haben Sie jederzeit einen ganzheitlichen Blick auf alle tatsächlichen und potenziellen Verstöße, unabhängig von der Quelle, und sind ideal auf die jährliche Berichterstattung vorbereitet.

Sollte es entlang der Lieferkette zu einem Verstoß gegen Menschenrechte oder Umweltstandards gekommen sein, verlangt das LkSG das Ergreifen entsprechender Abhilfemaßnahmen. Diese sollten Sie direkt in der Fallbearbeitung dokumentieren, innerhalb des manuell erstellten Vorgangs. Damit stellen Sie sicher, dass Abhilfemaßnahmen nicht manuell oder in anderen Systemen festgehalten werden, sondern jederzeit ein vollständiger Überblick über den Status und die Verantwortung der Abhilfemaßnahmen besteht.