Hinweisgebersysteme für den öffentlichen Sektor
Das erwartet jetzt Städte, Kommunen und öffentliche Institutionen durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebenden und ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Das Gesetz betrifft neben Unternehmen auch juristische Personen des öffentlichen Sektors, einschließlich aller Einrichtungen, die im Besitz oder in der Kontrolle dieser Stellen sind. Damit müssen ebenfalls Städte, Gemeinden und Kommunen ab 10.000 Einwohnern das deutsche Hinweisgebergesetz umsetzen.
Ein digitales Hinweisgebersystem wie EQS Integrity Line hilft dabei, alle Pflichten unkompliziert abzudecken und passt sich an die Besonderheiten des öffentlichen Sektors an.
Das Hinweisgeberschutzgesetz nimmt auch den öffentlichen Sektor in die Pflicht
Gerade im öffentlichen Sektor spielen Hinweisgebende eine bedeutende Rolle, denn mit Hilfe ihrer Meldungen lassen sich Delikte wie Korruption und Bestechung aufdecken, wie beispielsweise der Bestechung von Rathausmitarbeitenden, Politikern oder Polizisten.
Daher ist der Schutz von Beschäftigten und Bürgern, die Hinweise zur Klärung von Missständen abgeben, besonders wichtig, um das Gemeinwohl und den öffentlichen Frieden zu erhalten. Seit einigen Jahren wird zudem vermehrt auf Transparenz und Rechenschaftspflichten im öffentlichen Sektor geachtet. Der Schutz von Hinweisgebenden ist wesentlich, um das öffentliche Interesse zu wahren und eine Kultur der öffentlichen Verantwortung und Integrität zu fördern.
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Meldekanäle, u. a. Briefkästen oder Telefon-Hotlines. Jedoch bieten webbasierte Anwendungen die effizienteste Möglichkeit, allen Anforderungen, die sich aus der Gesetzgebung und den behördlichen Strukturen ergeben, gerecht zu werden. Ein digitales Hinweisgebersystem kann somit im öffentlichen Sektor für mehr Transparenz sorgen und bei der Korruptionsprävention unterstützen.
Vorteile eines Hinweisgebersystems für den öffentlichen Sektor
- Schäden verhindern
Sie können Korruptionsfällen intern nachgehen und so potentielle Schäden verhindern, bevor diese starke negative Konsequenzen nach sich ziehen.
- Missstände ansprechen
Sie geben Verwaltungs-
mitarbeitenden und Bürger*innen die Möglichkeit, sich aktiv gegen Missstände auszusprechen, ohne dabei Diskriminierung oder andere Folgen fürchten zu müssen.
- Vertrauen schaffen
Sie gehen einen deutlichen Schritt in Richtung Transparenz und stärken gleichzeitig das Vertrauen in die interne Organisationskultur.
- Public Governance stärken
Mit einer digitalen Lösung ergänzen Sie Ihre Public Governance und Compliance-Maßnahmen um ein effektives Instrument zur Aufklärung von Delikten.
- Positive Wahrnehmung fördern
Die positive Wahrnehmung, zum Beispiel einer Stadt oder Gemeinde, steigt, wenn bekannt ist, dass Korruption nicht geduldet und ein offener, fairer Verwaltungsapparat angestrebt wird.
Welche Merkmale sollte ein Hinweisgebersystem für den öffentlichen Sektor aufweisen?
Sicherheit
Institutionen des öffentlichen Sektors sollten einen besonders hohen Wert auf Sicherheit und Datenschutz legen, damit sensible Meldungsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Diese sind vor allem in einer zertifizierten und auditierbaren Software sicher.
Individualität
Das Meldesystem sollte auf die jeweiligen Organisations- und Verwaltungsstrukturen zugeschnitten sein und gleichzeitig eine einfache Bearbeitung der Hinweise ermöglichen. Das bietet in erster Linie nur ein digitales Hinweisgebersystem.
Anonymität
Für eine effektive Aufklärung möglicher Missstände ist es hilfreich, Rückfragen stellen zu können. Mittels eines digitalen Postkastens können Hinweisbearbeitende problemlos einen vertrauensvollen Dialog mit dem Hinweisgebenden führen, ohne dabei die Anonymität der meldenden Person zu offenbaren.
Unabhängigkeit
Es bietet die Möglichkeit, Hinweise zeitunabhängig zu melden und kann in jeder beliebigen Sprache aufgesetzt werden.
Flexibilität
Um interne Ressourcen einsparen zu können, sollte ein Hinweisgebersystem gewählt werden, das sich unkompliziert auch mit einer Ombudsperson oder einer sprachbasierten Lösung ergänzen lässt.
Gesetzkonformität
Ihr digitales Hinweisgebersystem muss alle gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und der EU-DSGVO erfüllen, beispielsweise die zeitnahe Rückmeldung auf eine eingehende Meldung.
Was macht öffentliche Einrichtungen anfällig für Korruption?
Korruption macht auch innerhalb städtischer oder kommunaler Verwaltungen sowie vor anderen Einrichtungen der öffentlichen Hand nicht Halt. In diesem Kontext bezeichnet Korruption alle Verhaltensweisen, bei denen Mitarbeiter*innen mit öffentlichen Aufgaben anderen Institutionen oder Einzelpersonen durch eine Diensthandlung Vorteile auf Kosten der Allgemeinheit verschaffen und etwas im Gegenzug erhalten.
Bereiche, in denen es immer wieder zu Korruptionsdelikten kommt, sind unter anderem die Vergabe von öffentlichen Aufträgen, Fördermittel, Genehmigungen, Gebote und Verbote. So kann es etwa vorkommen, dass kommunale Unternehmen eher lokale Dienstleister bevorzugen, weil sie diese kennen und fördern möchten oder als besonders vertrauenswürdig erachten. Da es im kommunalen Kontext vor allem um Geldsummen geht, haben Vorfälle hier eine besonders hohe Relevanz.
Strukturelle Risiken:
- Kommunale Organisationen agieren oft in korruptionsgefährdeten Wirtschaftsbereichen.
- Es gibt insbesondere in Kommunen viele Gelegenheiten für personelle Verflechtungen, sodass ein Risiko für Vetternwirtschaft besteht.
- Es fehlt manchmal an Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit, zum Beispiel gibt es nur selten eine Information über die Zusammensetzung der Leitungsorgane oder ein Organigramm.
- Besteht eine übermäßige Vertretung der Politik innerhalb der Verwaltung, kann das Risiko für Interessenskonflikte steigen.
Welche Maßnahmen können helfen?
Ohne Maßnahmen, um korrupten Taten frühzeitig entgegenzuwirken, können Vorfälle große Schäden verursachen. Ebenso schadet korruptes Verhalten den Bürger*innen, da es u. a zu überhöhten Preisen oder auch einer verminderten Qualität von Leistungen führen kann.
Um Korruptionsrisiken zu entschärfen, sollten wichtige Aspekte wie etwa Sponsoring, Interessenkonflikte oder die Besetzung von Führungspositionen auf einem Public Corporate Governance Kodex („Richtlinie zur guten Führung öffentlicher Unternehmen“) basieren. Zudem sollte das Verbot als Amtsinhaber*in Vorteile entgegenzunehmen, strikt eingehalten und geprüft werden. Es muss ein Höchstmaß an Transparenz geschaffen werden, beispielsweise durch die Ermöglichung eines Zugangs zu amtlichen Dokumenten für Bürger*innen oder der Veröffentlichung wichtiger Informationen bei (Vergabe-)Entscheidungen.
Nicht zuletzt ist es wichtig, – und durch die Richtlinie nun notwendig – ein sicheres Hinweisgebersystem einzuführen, worüber Hinweise auf mögliche Taten gemeldet werden können.
Vgl. Transparency Deutschland, Scheinwerfer Ausgabe 82
Wichtige Fragen, die Sie sich vor der Einführung eines Hinweisgebersystems stellen sollten:
- Welche Anforderungen stellen Sie an die Lösung?
Wichtig ist die Wahl eines sicheren Systems, das die Anonymität eines Whistleblowers unter allen Umständen schützt und dabei alle Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie berücksichtigt.
- Wer soll die Meldungen bearbeiten?
Berücksichtigen Sie, dass die bearbeitenden Personen vorab geschult werden müssen. Alternativ können auch Ombudspersonen für die Bearbeitung eingehender Hinweise eingesetzt werden.
- Wie möchten Sie das Hinweisgebersystem bekannt machen?
Planen Sie frühzeitig interne und externe Kommunikationsmaßnahmen, um bei Verwaltungsmitarbeiter*innen und Bürger*innen das sensible Thema „Whistleblowing“ zu adressieren und mögliche Sorgen zu nehmen.
- Möchten Sie das Hinweisgebersystem zusammen mit anderen betreiben?
Die Richtlinie sieht eine Sonderregelung vor, die es erlaubt, dass interne Meldekanäle von Gemeinden zusammen oder von gemeinsamen Behördendiensten betrieben werden können.
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