EQS Integrity Line – ein wichtiger Pfeiler des Compliance Systems und der Unternehmenskultur bei HELLA
Branche: Automobil
Produktionsstandorte: 125 Standorte in 35 Ländern
Umsatz: 6,3 Mrd. Euro
Angestellte: 36.000
HELLA ist ein börsennotierter Automobilzulieferer, führend in den Bereichen Licht, Elektronik und Aftermarket. Der Konzern verzeichnet 6,3 Mrd. Euro Umsatz und beschäftigt rund 36.000 Mitarbeiter an über 125 Standorten in 35 Ländern. Der Firmensitz ist in Lippstadt.
Die Ausgangslage
HELLA ist ein 1899 gegründeter, börsennotierter Automobilzulieferer, der in den drei Business Groups Licht, Elektronik und Lifecycle Solutions tätig ist. HELLA erzielte damit im Geschäftsjahr 2021/22 einen Umsatz in Höhe von 6,3 Mrd. Euro. Der Unternehmenssitz ist in Lippstadt. Seit 2022 gehört HELLA zum französischen Automobilzulieferer Faurecia. Gemeinsam agieren beide Unternehmensgruppen unter der Dachmarke „FORVIA“ und bilden den siebt größten Automobilzulieferer weltweit.
HELLA hat rund 36.000 Mitarbeiter, die weltweit an über 125 Standorten aktiv sind. Bis vor einigen Jahren wurden Hinweise auf potentielle Gesetzesverstöße und schwerwiegendes Fehlverhalten nur an den einzelnen Standorten direkt gemeldet und aufgegriffen. Konzernweite Hinweisgebersysteme etablierten sich zunächst bei US-Unternehmen – insbesondere Hotlines waren dort beliebt. In Europa und Deutschland reagierten staatliche Stellen und Regulierungsbehörden langsamer: Die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und das Lieferkettengesetz waren noch kein Thema, als HELLA sich 2015 damit genauer beschäftigte. Das Unternehmen orientierte sich am Deutschen Corporate Governance Kodex, in dem ein Meldesystem als Teil guter Compliance bereits empfohlen wurde. HELLA beschloss: Für einen Konzern mit so vielen Mitarbeitern an Standorten von Mexiko bis China sollte eine zentrale Lösung her.
HELLA trug eine Liste von Anforderungen zusammen. Das Hinweisgebersystem sollte:
- International erreichbar sein
- Mehrsprachig verfügbar sein
- Rund um die Uhr nutzbar sein
- Für interne und perspektivisch externe Tipps eingesetzt werden
- Auch anonyme Meldungen ermöglichen
- Webbasiert funktionieren
- Den Umgang mit den Meldungen einfach und umfassend dokumentieren können
Die Einführung: Ein schrittweiser Rollout, um erste Erfahrungen zu sammeln
Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung entschied sich HELLA für die EQS Integrity Line. Sie wurde unter dem Namen „tellUS!“ ab 2016 in die Unternehmenskultur und das Compliance-System integriert.
Vor der Einführung in Deutschland suchte HELLA auch das Gespräch mit dem Betriebsrat: Es gab einen offenen und konstruktiven Austausch darüber, ob ein Meldesystem zu Denunziationen führen würde und wie man Hinweisgebende vor Konsequenzen aber auch Mitarbeitende vor falschen Anschuldigungen schützen könnte. HELLA entschied sich, das Melden auch anonym zu ermöglichen. So haben Hinweisgebende die Wahl, ob sie ihren Hinweis namentlich abgeben wollen oder nicht. HELLA setzte auch auf eine klare Information über den Zweck und die Funktionsweise des Systems an die Belegschaft. Schon bald nach der Implementierung zeichnete sich bei HELLA ab: das Meldeportal wurde von Mitarbeitern zunehmend genutzt – ohne aber, dass massenhaften Meldungen zu Fehlverhalten eingingen.
Im ersten Schritt führte HELLA das web-basierte Hinweisgebersystem in Deutschland ein, um erste Erfahrungen zu sammeln: Wie werden Hinweise am besten evaluiert und wann werden zuständige Fachabteilungen eingebunden? Nachdem HELLA die Prozesse im Umgang mit Meldungen in Deutschland gefestigt hatten, weitete HELLA die Implementierung auf alle Standorte aus.
Organisation einer standortübergreifenden Kommunikationskampagne
Der Rollout wurde bei HELLA begleitet von einem achtseitigen Booklet, das über das Hinweisgebersystem aufklärt. Zusätzlich veröffentlichte das Unternehmen einen Artikel im unternehmensweit verfügbaren Intranet, begleitet von einem Interview, das über die Einführung und den Nutzen des Hinweisgebersystems informiert.
Das Booklet wurde an die rund 10.000 Mitarbeitenden in Deutschland mit einem Anschreiben der Geschäftsführung verschickt. International überließ die Unternehmensleitung es der jeweiligen Standortleitung, auf welche Weise sie das Booklet an ihre Belegschaft mitteilen wollte. Manche Tochtergesellschaften entschieden sich dazu, zusätzlich zu der Broschüre Poster und Aufsteller zu nutzen. Außerdem wurde die Bekanntmachung des Hinweisgebersystems im Onboardingprozess des Unternehmens aufgenommen, um neue Mitarbeitende direkt damit vertraut zu machen.
Nicht ganz überraschend stellte HELLA über die Jahre fest, dass die Mehrzahl der eingegangenen Hinweise aus den drei – nach der Mitarbeiterzahl – größten Standorten China, Deutschland und Mexiko stammt.
HELLAs Vorgehensweise bei der Prüfung von Hinweisen
Zunächst werden bei HELLA die Hinweise auf ihre Dringlichkeit, Relevanz und Plausibilität gesichtet und daraufhin geprüft, ob sie mit den vorliegenden Informationen näher untersucht werden können. Dann arbeitet die Compliance-Abteilung mit den Fachabteilungen bei der Aufklärung des Hinweises zusammen.
Die mehrjährige Erfahrung mit EQS Integrity Line zeigt HELLA, dass auch Hinweise auf vermeintlich harmlosere Missstände oder Fehlverhalten wertvoll sind. Sie dienen dem Konzern dazu, Prozesse und Teile der Unternehmenskultur kritisch zu betrachten und, wenn nötig, zu verbessern.
Trotzdem sieht HELLA das Hinweisgebersystem „tellUS!“ als sog. „letzten Schritt“ für Mitarbeitende. Der Automobilzulieferer pflegt eine offene Unternehmenskultur und ermutigt seine Beschäftigten, Missstände offen und direkt in den zuständigen Abteilungen anzusprechen. Vor Ort, mit der Kenntnis der Situation und lokaler Besonderheiten, können Probleme grundsätzlich am besten geklärt werden. Doch wer dort nicht weiterkommt oder zu große Bedenken gegen eine Meldung in einem persönlichen Gespräch hat, kann Hinweise dank „tellUS!“ in die Hände des Compliance-Teams geben und wird ernst genommen.
Seit 2021 wird „tellUS!“ auch für die Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt: Auf der Internetseite des Unternehmens haben auch Lieferanten, Kunden oder sonstige Geschäftspartner und Dritte die Möglichkeit, Hinweise an das Unternehmen zu senden.
Dr. Oliver Mross
Head of Corporate Compliance Office bei HELLA
„EQS Integrity Line ist für uns ein sehr, sehr wichtiger Kanal. Jede noch so kleine Meldung ist für uns eine wichtige Quelle, um uns weiterzuentwickeln.“
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