Warum entschied sich Keyrus gegen die Entwicklung eines eigenen Hinweisgebersystems?
Branche: Neue Technologien
Umsatz: 289,1 Millionen Euro (2021)
Mitarbeiteranzahl: 3500+
Anzahl der Niederlassungen: 50
Gründungsjahr: 1996
Im Jahr 2019 entschied sich Keyrus für die Implementierung seines Hinweisgebersystems und wählte dafür EQS Integrity Line. Lesen Sie unsere Fallstudie, um zu verstehen, wie diese Wahl getroffen wurde und welche Besonderheiten bei der Umsetzung innerhalb der Keyrus-Gruppe zu beachten waren.
Die auf vier Kontinenten operierende Keyrus-Gruppe möchte ihr Beratungsgeschäft im Bereich IT-Systeme und Software ausbauen und gleichzeitig starke ethische Werte innerhalb jeder Niederlassung fördern. Daher stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern eine sichere, von unabhängigen Dritten gehostete und gewartete Plattform für die Meldungen von Missständen zur Verfügung – die „Keyrus Ethics Line“. Die Entscheidung für die externe Lösung der EQS Group ermöglicht sowohl die Einhaltung von Vertraulichkeit als auch die Zentralisierung der Daten.
Eine Wahl, viele Vorteile
Vor der Einrichtung eines internen Meldesystems hat Keyrus verschiedene Ansätze in Betracht gezogen:
- Einrichtung eines klassischen Kanals über eine E-Mail-Adresse
- Interne Entwicklung eines Systems
- Nutzung einer externen Lösung
Um eine Entscheidung zu treffen, analysierte die Gruppe das Sapin-II-Gesetz und das Thema Korruptionsbekämpfung im Hinblick auf ihre Niederlassungen, die 2019 in 23 Ländern angesiedelt sein werden. Da Keyrus in China und Südamerika ansässig ist, wo der Korruptionsindex hoch ist, erschien die Wahl einer externen Lösung unabdingbar, um sowohl auf Konzernebene als auch gegenüber Dritten von der größtmöglichen Transparenz profitieren zu können. Keyrus entschied sich daher schnell für EQS Group als Implementierungspartner für sein digitales internes Hinweisgebersystem.
Die Teams für Compliance & Recht waren besonders in die Auswahl der Lösungsanbieter eingebunden. Als Entscheidungskriterien wurden im Vorfeld folgende Kriterien festgelegt:
- Die Bedienbarkeit, das Design der Plattform und ihre einfache Nutzbarkeit (sowohl für den Fallbearbeiter als auch für den Hinweisgeber) waren allesamt Anforderungen, die vom Unternehmen gesucht wurden. Keyrus musste dadurch nur noch die sprachlichen und optischen Besonderheiten an das Tools anpassen.
- Der mehrsprachige Einsatz des Tools war ein unverzichtbares Element. Da Keyrus in mehreren Ländern vertreten ist, sollte die Plattform auf Französisch, Englisch, Portugiesisch, Spanisch oder auch Mandarin verfügbar sein.
- Die Reaktionsfähigkeit und generelle Beziehung zu den Vertriebsmitarbeitern und dem restlichen Team der EQS Group - sowohl auf geschäftlicher, vertrieblicher als auch auf technischer Ebene - haben die Qualität des Projekts noch weiter gesteigert.
- Im Sinne eines entwicklungsfähigen Ansatzes war es für Keyrus auch notwendig, ein System zu nutzen, das an die Bedürfnisse der Gruppe angepasst werden kann.
- Der Preis war natürlich ein nicht zu vernachlässigender Indikator, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu garantieren.
Die Besonderheit eines international eingesetzten Systems
Die Implementierung des Systems in einem großen, international tätigen Konzern erfordert die Berücksichtigung mehrerer Faktoren wie Sprache, Interessengruppen, aber auch länderspezifische Änderungen an den Fragebögen. Daher passte die EQS Group die verschiedenen Module für jede Struktur an, von einfach bis komplex.
Da Keyrus in zahlreichen sensiblen Ländern wie China, Peru, Chile, Kolumbien, Mexiko oder den Maghreb-Ländern tätig ist, hat es sich Keyrus zum Ziel gesetzt, lokale Ethikausschüsse – zur Bearbeitung von Meldungen – einzurichten, wobei die globale Meldeplattform beibehalten wird.
Lokale Referenten werden die Meldungen entgegennehmen, jedoch immer unter der Aufsicht des Gruppenreferenten Karim Mulard-Benjelloun. Keyrus hat in die Prüfung der für den amerikanischen und chinesischen Markt geltenden Vorschriften investiert, um die Bedürfnisse in diesen Regionen zu analysieren und zu interpretieren. Dies gilt insbesondere für die kürzlich in China eingeführte „chinesische DSGVO“ (PIPL – Personal Information Protection Law), ein Schlüsseltext, der eine besondere Berücksichtigung im internen Hinweisgebersystem der Gruppe erfordert.
Eine intensive Kommunikation der "Keyrus Ethics Line"
Die größte Herausforderung ist nicht die Auswahl des Systems oder seine Einführung, sondern seine Bekanntmachung innerhalb der Gruppe. Aus diesem Grund hat Keyrus mehrere Kommunikationsmittel eingesetzt, um seine Meldeplattform bekannt zu machen.
Es wurden Schulungen für sogenannte „risikobehaftete“ Mitarbeiter durchgeführt. Diese ermöglichten es, mit allen Führungskräften und Managern auf internationaler Ebene über die Anforderungen des Sapin-II-Gesetzes in Bezug auf interne Hinweisgebersysteme zu sprechen und darüber hinaus auf weitere Themen der Unternehmensethik einzugehen. Zudem ist eine eher spielerische Schulung über eine interne Plattform für alle Keyrus-Mitarbeiter vorgesehen.
Außerdem wurde eine offizielle Mitteilung über das globale Hinweisgebersystem in allen relevanten Sprachen an die Mitarbeiter des Konzerns versendet. Diese Mitteilung enthielt mehrere Informationen über das zugrundeliegende Gesetz, den Schutz von Hinweisgebern und die Nutzung des Systems. Es war zwingend erforderlich, dass diese Mitteilung vom CEO kam, um die Bedeutung des Hinweisgebersystems zu unterstreichen. Der Rückhalt der Unternehmensleitung ist ein echter Trumpf, um die Legitimität des Meldekanals zu stärken. Keyrus legt Wert darauf, diese Informationen regelmäßig (zwei- bis dreimal pro Jahr) per E-Mail und im Intranet des Konzerns an seine Mitarbeiter weiterzugeben.
Durch diese Strategie und die Einschaltung der Arbeitnehmervertretung (CSE – Conseil Social et Economique) in Frankreich sowie seinen Entsprechungen in den anderen Ländern soll das Vertrauen der Mitarbeiter in diese Einrichtung gestärkt werden. Dies bleibt jedoch eine ständige Herausforderung für Keyrus, dessen Organisation recht einzigartig ist. Bisher war es aufgrund der Abhängigkeit von den Aktivitäten und der Kultur der Niederlassungen noch schwierig, eine globale Kommunikationsstrategie zu verabschieden. Dennoch fehlt es dem Technologieexperten nicht an Möglichkeiten, um die Plattform „Keyrus Ethics Line“ global bekannt zu machen.
2 Fragen an Karim Mulard-Benjelloun:
Karim Mulard-Benjelloun
Risk, Corporate Legal & Compliance der Keyrus-Gruppe
Karim Mulard-Benjelloun leitet derzeit die Abteilung Risk, Corporate Legal & Compliance der Keyrus-Gruppe, einem französischen und internationalen digitalen Dienstleistungsunternehmen. Zuvor war er hauptsächlich bei Banken und Investmentfonds in London und Paris tätig, unter anderem als Chief Operating Officer (COO) bei einer Verwaltungsgesellschaft. Er begann seine Karriere in der Wirtschaftsprüfung und -beratung und war als Mission Manager bei Ernst & Young France tätig.
1. Wie haben Sie das Hinweisgebersystem innerhalb der Keyrus-Gruppe implementiert?
Bevor wir mit der Erstellung der Datenschutzrichtlinie begannen, führte unser Datenschutzbeauftragter (DSB) ein Privacy Impact Assessment durch, um das Risikoniveau für die Privatsphäre der Nutzer des Tools zu bewerten und Risiken vorzubeugen, die auf diese Weise identifiziert wurden. Dies geschah insbesondere durch eine Analyse der IT-Sicherheit zwischen unserer Website und dem digitalen Tool durch den DSB und die IT-Abteilung. Letztere hat im Übrigen den Link konfiguriert, der den Zugriff auf die Meldeplattform ermöglicht. Nachdem der operative und IT-Sicherheitsaspekt geklärt war, konnte das Projekt gestartet werden.
2. Wie ist die Bilanz nach vier Jahren, in denen Ihr System zur Verfügung steht? Welches Verbesserungspotenzial gibt es noch?
Die Kommunikation innerhalb der Gruppe ist sehr aktiv – dennoch wurde das System seit seiner Einführung kaum genutzt. Meiner Meinung nach bedeutet dieses Fehlen von Meldungen, dass es nach wie vor Teil der Unternehmenskultur ist, direkt mit dem Manager zu sprechen. Diese Kultur ist seit mehreren Jahrzehnten verankert. Daher ist es schwierig, sie so einfach zu ändern. Dennoch betonen wir weiterhin, dass der Kanal anonym ist und von der Compliance-Abteilung und einem unabhängigen Ethikausschuss verwaltet wird. Natürlich können wir die Mitarbeiter nicht dazu zwingen, unsere Plattform zu nutzen, aber wir versuchen, sie so gut wie möglich dazu zu ermutigen.
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