EQS Integrity Line schafft Mehrwert für Kommunikation und Transparenz innerhalb der LASSELSBERGER Group
Branche: Rohstoff-, Baustoff, und Fliesenproduktion
Standorte: Pöchlarn, Österreich (Hauptsitz), Osteuropa und Asien
Angestellte: Über 5.000
Die LASSELSBERGER Group ist ein führender Rohstoff-, Baustoff- und Fliesenproduzent in Europa. Die Produktionsstandorte der Geschäftsbereiche Minerals, Building Materials und Ceramics befinden sich vorwiegend in Zentral- und Osteuropa und beliefern die lokalen Heimmärkte, sowie eine Vielzahl internationaler Märkte – vor allem in Westeuropa.
Die Ausgangslage
Die LASSELSBERGER Group, kurz LB Group, ist ein multinationaler Konzern, der vom Firmensitz in Pöchlarn (Österreich) aus, im Einklang mit zentralen Unternehmensleitlinien, überwiegend dezentral verwaltet wird. Das zu 100 % in Familienbesitz befindliche Unternehmen legt dabei einen starken Fokus auf die unterschiedlichen lokalen und regionalen Bedürfnisse und Herausforderungen der einzelnen Tochterunternehmen.
Seit März 2021 wird ein zentral verwaltetes Hinweisgebersystem eingesetzt, das folgende Anforderungen erfüllt:
- Einfache Implementierung
- Webbasierte Anwendung
- Mehrsprachigkeit
- Internationale Erreichbarkeit
- Anonyme Meldefunktion
Einführung Hinweisgeber-Plattform auf Group Ebene
Aufgrund der Tatsache, dass die jeweiligen Länderorganisationen der LB Group unterschiedlichen rechtlichen Compliance-Vorschriften unterlagen, wurde das Thema Hinweisabgabe von den einzelnen Niederlassungen stets individuell verantwortet. Die zunehmende Standardisierung und Vereinheitlichung der Vorgaben innerhalb der Europäischen Union ebnete jedoch den Weg für die Umsetzung einer zentralen Lösung innerhalb des Unternehmens.
Da die Implementierung eines neuen Tools immer eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringt, wurde bei der Suche nach einer geeigneten Software nach einem erfahrenen Anbieter mit einem guten Standard gesucht. Die LB Group wollte vor allem eine Systemlösung, die einen einfachen Zugriff gewährleisten konnte, um die Nutzung der Hinweisgeber Plattform möglichst niederschwellig zu gestalten. Zudem war es auch von besonderer Bedeutung, eine gut funktionierende Übersetzungsfunktion einzubauen. Die LB Group wollte den Mitarbeitern in unterschiedlichen Ländern wie Ungarn, Tschechien, der Slowakei, Rumänien oder China die Möglichkeit bieten, das System in ihrer Muttersprache zu nutzen, um eine mögliche Sprachbarriere auszuschließen.
Herausforderung: Überwindung kultureller Unterschiede innerhalb des Konzerns
Schon während der Projektphase und in weiterer Folge auch während des Roll-Outs zeigte sich, dass den kulturellen Unterschieden hinsichtlich digitaler Kommunikation mehr Beachtung geschenkt werden musste. Während digitale Hinweisgebersysteme in westeuropäischen Ländern als selbstverständlicher Teil eines effizienten Compliance-Programms angesehen wurden, waren solche Systeme für Mitarbeiter in anderen Ländern noch Neuland. Zudem standen in den einzelnen Ländern sehr unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Verfügung. Die LB Group erkannte daher den Bedarf für mehr Aufklärungsarbeit und setzte entsprechende Maßnahmen für eine konzernweite individuelle Projektkommunikation.
Offene und kreative Kommunikation für mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
In der Unternehmenszentrale wurde ein Bündel an individuellen Kommunikationsmaßnahmen festgelegt, um mehr Klarheit bezüglich Handhabung und Nutzen einer Hinweisgeber-Plattform zu schaffen. Je nach vorhandener digitaler Infrastruktur wurde das neu eingeführte Hinweisgebersystem im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitschrift vorgestellt und erklärt. Um alle Mitarbeiter zu erreichen, griff die LB Group – dort, wo es keine digitalen Kanäle zu Informationsübermittlung gab – zu einem besonderen Kniff: Informationsschreiben zum Hinweisgebersystem wurden dem Lohnzettel beigelegt und kamen so garantiert bei jedem Mitarbeiter an.
Etabliertes System mit deutlichem Mehrwert
Schon bald nach der Einführung der Hinweisgeber-Plattform nutzten Hinweisgebende die Möglichkeit, anonyme Meldungen abzugeben. Obwohl es anfangs noch Probleme bei der Mehrsprachigkeit des Hinweisgebersystems gab, konnten diese rasch behoben werden, sodass nunmehr alle Meldungen wie geplant automatisch auf Deutsch übersetzt werden und gebündelt bei den zuständigen Mitarbeitern in der Firmenzentrale in Österreich eingehen.
Ein Compliance-Komitee trifft sich mittlerweile einmal im Monat, um die eingegangenen Hinweise auszuwerten. Zusätzlich zu Meldungen über strafbares oder unethisches Verhalten kam es auch zu Meldungen, die nicht dem eigentlichen Zweck der Plattform dienten, den Mitarbeitenden offenbar dennoch sehr wichtig waren. Aufgrund dieser Meldungen konnte gemeinsam mit dem lokalen Management Veränderungen angeregt sowie Prozesse angepasst werden. Damit konnte dem anonymen Hinweisgeber gezeigt werden, dass die Meldungen ernst genommen werden. Für das Management der LB Group steht nach Einführung des Hinweisgebersystems fest: Auch wenn Meldungen nicht nur strafbare Missstände aufdecken, sind alle Hinweise wertvoll.
Der Meldekanal steht auch externen Hinweisgebenden, wie etwa Vertragspartnern, offen. Auch wenn von dieser Seite bisher keine Hinweise eingegangen sind und die Option derzeit nicht offen beworben wird, ist die LB Group damit für mögliche künftige Vorschriften der Regulierungsbehörden bereits perfekt aufgestellt.
Axel Mahr
Head of Group Internal Audit
„Ich bin der festen Überzeugung, dass jeder Hinweisgeber sich im Vorfeld wirklich Gedanken darüber macht, was er uns schreibt. Das passiert nicht leichtfertig, sondern wohlüberlegt und stellt oft die einzige bzw. letzte Instanz dar, die genutzt werden kann. Was die Qualität der Information enorm steigert und für die LASSELSBERGER Group sehr wertvoll macht.“
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