Wie EQS Integrity Line die Compliance-Arbeit der VIVATIS Holding AG vereinfacht und konzernweit für noch mehr Transparenz sorgt
Branche: Nahrungs- und Genussmittel
Mitarbeitende: 3.400
Umsatz: 968 Mio. €
Exportquote: 20%
Anzahl Konzerngesellschaften: 25
Das Thema Compliance, d.h. die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Richtlinien, ist in der VIVATIS-Gruppe grundsätzlich nicht neu, sondern bereits seit Anfang 2013 fixer Bestandteil der Konzernstrategie. Bis zur Implementierung der Hinweisgeberplattform wurden etwaige Missstände bzw. Fehlverhalten per E- Mail, Brief oder in den Konzerngesellschaften direkt an die zuständigen Compliance-Beauftragten kommuniziert. Regulatorische Anforderungen wie die EU-Hinweisgeberrichtlinie erforderten jedoch die Erweiterung und Professionalisierung dieses Angebots.
Wir sprachen mit Mag. Elisabeth Kolar, Compliance Officer der VIVATIS Holding AG über die konzernweite Einführung des digitalen Hinweisgebersystems Integrity Line sowie den damit verbundenen Vorteilen und Herausforderungen.
Die Ausgangslage: Die EU-Hinweisgeberrichtlinie kommt
Mit der im Dezember 2019 in Kraft getretenen EU-Hinweisgeberrichtlinie festigte sich für die VIVATIS-Gruppe der Entschluss, ein digitales Hinweisgebersystem als internen Meldekanal für die rund 3.400 Mitarbeitenden zu implementieren. Die Plattform sollte die bis dato unterschiedlichen Vorgehensweisen bei der Meldung von Missständen vereinheitlichen und gleichzeitig ein Höchstmaß an Transparenz garantieren
Die Suche nach dem richtigen Meldekanal für Whistleblower
Bei der Wahl der neuen Hinweisgeberplattform wurde in der VIVATIS-Gruppe besonderer Wert auf die Intuitivität, das Design und die Benutzerfreundlichkeit des Systems gelegt. Die Kommunikation mit den Hinweisgebern sollte einfach und unkompliziert erfolgen – und das trotz gewahrter Anonymität.
Die Software musste DSGVO-konform sein und auch sonst höchste Datensicherheit gewährleisten.
Aufgrund der strukturellen Unterschiede und Mitarbeitervielfalt in den Tochterunternehmen war auch die Sprachenauswahl ein entscheidender Punkt. Rund 3.400 Mitarbeitende sollten die Möglichkeit bekommen, Hinweise in ihrer Muttersprache abzugeben.
Die größte Herausforderung: Eigenständige Systeme für alle Unternehmen im Konzern
Aufgrund der Konzernstruktur war es erforderlich, dass jedes Tochterunternehmen ein eigenes Hinweisgebersystem erhalten sollte. Die Implementierung war daher aus technischer Sicht komplex, denn die Systeme ähnelten sich zwar von Design und Inhalt, hatten aber unterschiedlichste Zugriffsberechtigungen.
Die inhaltliche Ausarbeitung der Hinweisgeberplattform erfolgte bei der VIVATIS Holding AG in enger Abstimmung mit der Abteilung Konzernkommunikation. Die Texte und Bilder wurden individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst. Dieser Zeitaufwand wird nicht von allen Auftragnehmern betrieben – lohnt sich aber erfahrungsgemäß, da die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden wesentlich höher ist, wenn sie in der gewohnten Unternehmenssprache erreicht werden.
So erleichtert Integrity Line heute die Arbeit des Compliance Teams in der VIVATIS-Gruppe
1. Sichere Kommunikation mit Hinweisgebenden
“Besonders gut gefällt uns an dem neuen Meldekanal, dass wir mit den Personen, die Hinweise abgeben, auch einfach und unkompliziert in Kontakt treten können. Das war nicht immer selbstverständlich. In der Vergangenheit standen wir öfters vor der Herausforderung, dass wir zur Evaluierung und Klärung von Hinweisen, die wir z. B. über anonyme Briefe erhalten hatten, noch zusätzlichen Input benötigt hätten. Da keine Kontaktmöglichkeit bestand, konnten einige Fälle nicht weiterverfolgt werden.“
2. Zeitsparende und revisionssichere Dokumentation
“Die Dokumentationsfunktion, die wir vor allem für die Revision benötigen, schätzen wir ebenfalls sehr an der EQS Hinweisgeberplattform. Es kann jederzeit von den Berechtigten eingesehen werden, welche Fälle noch offen bzw. bereits abgeschlossen sind und auch wie der aktuelle Bearbeitungsstatus ist.”
3. Einfachere interne Kommunikation
„Die Kommunikation betreffend eingebrachter Hinweise erfolgt mittlerweile ausschließlich via Hinweisgeberplattform. Das sorgt dafür, dass weniger E-Mails im Umlauf sind und den Compliance-Verantwortlichen mehr Zeit für die Hauptaufgaben im Unternehmen bleiben. Eine Win-Win-Situation für alle.“
So kommuniziert die VIVATIS Holding das Hinweisgebersystem
Der Erfolg eines jeden neuen Systems steht und fällt mit der entsprechenden begleitenden Kommunikation. Die Einführung des Hinweisgebersystems wurde daher bei der VIVATIS Holding AG zum Anlass genommen, um die ganze Belegschaft noch einmal für das wichtige Thema Compliance zu sensibilisieren.
Über den Weg zur neuen Plattform, den Hintergründen und Go-Live wurde ausführlich in der vierteljährlich erscheinenden Mitarbeiterzeitschrift “einblick” berichtet.
Darüber hinaus erhielt jedes Tochterunternehmen Plakate mit dem zur Plattform korrespondierenden QR-Code, die in den Büro-, Aufenthalts-, und Produktionsräumlichkeiten angebracht wurden.
Regelmäßige Compliance-Schulungen zur Erklärung des Hinweisgebersystems runden die Kommunikationsaktivitäten, begleitend zur Einführung, ab.
3 Tipps von der VIVATIS Gruppe für alle Unternehmen, die vor der Einführung stehen:
- Holen Sie von Anfang an alle relevanten Stakeholder an Bord und informieren Sie über Ihr Vorhaben, den Grund, Nutzen und die Notwendigkeit für die Einführung eines Hinweisgebersystems
- Tone from the top: Alle Mitarbeiter des VIVATIS-Konzerns – ausgehend vom Vorstand bis hin zu den einzelnen Abteilungen und Teams – sollten das neue System proaktiv unterstützen.
- Planen Sie genügend zeitlichen Vorlauf für die Implementierung ein und stellen Sie ein breites Team, bestehend aus Mitgliedern aller relevanten Interessensgruppen wie IT, Kommunikation und Recht, auf.
Der Weg zum Hinweisgebersystem
Anfang 2021: Die Suche nach dem richtigen Meldekanal beginnt. Der Markt wird evaluiert, verschiedene Systeme angeschaut, erste Angebote eingeholt.
Mitte 2021: Nach intensiver Auseinandersetzung mit den unterschiedlichsten Systemen fällt die Wahl auf die Integrity Line der EQS Group.
Herbst 2021: Der Implementierungsprozess startet. In weniger als einem halben Jahr werden Hinweisgebersysteme für alle Konzerngesellschaften und die Holding eingeführt.
Januar 2022: Go-Live von insgesamt neun eigenständigen Hinweisgebersystemen in der Holding und den Gesellschaften.
3 Fragen an: Mag. Elisabeth Kolar
Mag. Elisabeth Kolar
Compliance Officer bei der VIVATIS Holding AG
Mag. Elisabeth Kolar ist seit 2019 Legal Counsel und Compliance Officer bei der VIVATIS Holding AG. Sie absolvierte von 2003 bis 2008 das Studium der Rechtswissenschaften an der Universität Wien. Von 2009 bis 2019 war Mag. Elisabeth Kolar als Konzipientin in diversen namhaften Rechtsanwaltskanzleien in Wien und Linz tätig.
1. Welche Ziele wollten Sie mit einem Hinweisgebersystem erreichen?
„Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen war es uns wichtig, dass wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit diesem System erreichen und ansprechen. Als produzierendes Unternehmen gibt es viele Kolleginnen und Kollegen in der Produktion, die während der Arbeit keinen Computer zur Hand haben, um im Falle eines beobachteten Missstandes eine E-Mail zu schreiben. Aufgrund dieser Tatsache war ein einfaches, benutzerfreundliches und leicht bedienbares System gefragt, das wir mit der Integrity Line gefunden haben. Mittels QR-Code und Smartphone können nun alle jederzeit und ortsungebunden eine Meldung abgeben.“
2. Welches waren die größten Herausforderungen bei der Einführung des
Systems?
„Größere Herausforderungen gab es in diesem Sinn keine, auch war das Verständnis für die Notwendigkeit eines Meldesystems von Anfang an seitens der Konzernleitung gegeben. Kurze Abstimmungswege und laufende Informationen an die Geschäftsführer aller Tochterunternehmen ermöglichten die zeitgerechte Implementierung der Hinweisgeberplattformen.“
3. Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit der EQS Group?
Sehr gut. Wir waren und sind nach wie vor sehr zufrieden mit der Arbeit der EQS Group. Sowohl in der Anfangs- als auch während der Implementierungsphase erfuhren wir große Unterstützung durch den zuständigen Customer Success Manager der EQS Group und durch Mirco Schmidt, dem Country Manager für Österreich, der alle Compliance Beauftragten persönlich vor Ort geschult hat. Auch nach dem Go-Live können wir uns auf den Customer Support der EQS Group, der uns immer schnell und gut unterstützt, voll und ganz verlassen.”
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