Ein digitales Hinweisgebersystem über Grenzen hinweg: Wie Webuild erfolgreich EQS Integrity Line implementierte
Branche: Bauunternehmen
Umsatz: 6,4 Milliarden €
EBITDA: 820,6 Millionen €
Anzahl der Mitarbeiter: 70.000
Standorte: 50+
Gründungsjahr: 2014
Im Jahr 2018 wechselte das italienische Unternehmen Webuild von seinem bisherigen digitalen Hinweisgebersystem zur EQS Integrity Line. In dieser Fallstudie lesen Sie, weshalb ein digitales Hinweisgebersystem für einen globalen Konzern sinnvoll ist, welche Erfahrungen das Unternehmen mit der Öffnung seines Hinweisgebersystems für Dritte gemacht hat und wie das System in den verschiedenen internationalen Märkten kommuniziert wurde.
Webuild ist ein Weltkonzern. Das italienische Bauunternehmen ist mit mehr als 70.000 Mitarbeitern in mehr als 50 Ländern vertreten. Das Management legt großen Wert darauf, in jedem dieser Länder die höchsten Compliance-Standards zu erfüllen.
Die Implementierung des Hinweisgebersystems war besonders komplex, denn allein die Größe des Unternehmens und die internationale Ausrichtung von Webuild brachte einige Herausforderungen mit sich.
Nach der Abwägung der Möglichkeiten entschied sich Webuild für ein digitales Hinweisgebersystem, weil:
- das Unternehmen unter verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen operiert und deshalb ein System benötigt, das die Anforderungen an allen Standorten erfüllt.
- die Belegschaft sehr vielfältig ist und eine intuitive Online-Plattform, die in verschiedenen Sprachen verfügbar ist, für die größtmögliche Zahl an Nutzern zugänglich ist.
- das Kosten-Nutzen-Verhältnis digitaler Hinweisgebersysteme sehr positiv ist.
Für Webuild ist die Einrichtung eines Hinweisgebersystems mehr als eine Pflicht, die es in vielen Betriebsstandorten zu erfüllen gilt. Vielmehr legt das Unternehmen großen Wert auf Integrität und Ethik. Das digitale Hinweisgebersystem ist dabei ein wichtiger Kanal für die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Die Investition in das beste System zum Schutz von Hinweisgebern unterstreicht, wie sehr den Verantwortlichen dieses Thema am Herzen liegt.
Webuild hatte bereits 2016 ein digitales Hinweisgebersystem eingerichtet. Als jedoch ein Jahr später die Seite aufgrund technischer Probleme für mehrere Woche nicht erreichbar war, fiel die Entscheidung, eine verlässlichere Lösung zu suchen.
Zugang für Dritte zur Webuild-Integrity-Plattform
Nach einer offenen Ausschreibung wählte Webuild die EQS Group als Partner für ihr digitales Hinweisgebersystem. Bereits zu Beginn des Implementierungsprozes es legten die Verantwortlichen fest, das System öffentlich auf der Unternehmenswebseite zu platzieren. Damit ist es nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Dritte, wie Dienstleister und Zulieferer, zugänglich.
Einige Manager befürchteten zwar zunächst eine missbräuchliche Verwendung des Systems. Beispielsweise die Verbreitung von Gerüchten über Webuild-Mitarbeiter im Internet. Diese Sorge bestätigte sich jedoch nicht. Im Gegenteil: Die Veröffentlichung des Hinweisgebersystems auf der Webseite und die Zugangsmöglichkeit für Lieferanten haben dem Unternehmen sogar Wettbewerbsvorteile gebracht – denn das internationale ESG-Rating verbesserte sich.
Aufmerksamkeit schaffen: Die Kommunikation der EQS Integrity Line
Die Kommunikationsabteilung von Webuild entschied sich für eine interne Kommunikationskampagne mit Nachrichten im Intranet und E-Mail-Benachrichtigungen, um das digitale Hinweisgebersystem im Unternehmen bekannt zu machen. Schließlich handelte es sich nicht um eine Neueinführung, sondern um eine Neugestaltung des Hinweisgebersystems. Erheblich zum Erfolg der Kampagne trug ein kurzes, aber sehr aussagekräftiges Video des CEOs bei, indem er erklärte, dass das neue digitale Hinweisgebersystem nun online und erreichbar sei – nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Dritte.
Die ersten Reaktionen waren gemischt. Viele Länder, in denen Webuild aktiv ist, blicken auf eine lange Geschichte zur Förderung von Hinweisgebern zurück – so zum Beispiel Großbritannien, die Vereinigten Staaten und Australien. In anderen Ländern war dagegen eine Whistleblowing-Kultur noch wenig verbreitet. So gehen auch heute noch, obwohl Webuild ein italienisches Unternehmen ist, die meisten Hinweise von außerhalb Italiens ein.
Für das Compliance-Team bei Webuild sind Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen essenziell, um Ressentiments gegenüber dem Hinweisgebersystem zu überwinden. Bei den verschiedenen Stakeholdern musste Vertrauen aufgebaut werden. Es wurde deshalb gezeigt, dass das System zuverlässig funktioniert, die eingehenden Hinweise vertraulich behandelt werden, Bedenken untersucht und Hinweisgeber keine Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben.
Dieses Verständnis ist vor allem in den Ländern wichtig, in denen eine Kultur zur Meldung von Missständen fehlt. Webuild passt deshalb seine Maßnahmen an die verschiedenen Märkte an und testet verschiedene Kommunikationskanäle und Botschaften für unterschiedliche Regionen.
3 Fragen an Daria Angelini
Daria Angelini
Head of Compliance at Webuild
Warum haben Sie sich für EQS Integrity Line entschieden?
EQS Integrity Line war der technische und ökonomische Gewinner. Als es darum ging, die technischen Anforderungen des Systems festzulegen, haben wir ein Komitee aus Kollegen der internen Compliance, Technik, Personalabteilung, CSR und IT zusammengestellt. Dadurch schufen wir einen echten Mehrwert, denn wir konnten gemeinsam die Angebote bewerteten und eine Entscheidung für den Dienstleister treffen. Schließlich wollten wir die beste Lösung für Webuild auswählen.
Wie unterstützte die EQS Group Sie bei der Implementierung des digitalen Hinweisgebersystems?
Die EQS Group unterstützte uns tatkräftig im Entscheidungsprozess. Unsere Ansprechpartner zeigten uns, wie andere Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen Hinweisgebersysteme implementiert haben. Im Laufe des Projekts galt es so viele Entscheidungen zu treffen – beispielsweise, ob wir lieber eine einfache Homepage haben wollen oder lieber eine mit vielen Bildern, oder welche Punkte wir in die FAQs packen sollten – da war es ungemein hilfreich, unsere Ideen mit dem Vorgehen anderer Unternehmen zu vergleichen.
Wie hilft EQS Integrity Line Ihnen bei der täglichen Compliance-Arbeit?
Webuild ist nach ISO 37001:2016 „AntiKorruptions Managementsystem“ zertifiziert. EQS Integrity Line ermöglicht uns einen lückenlosen Audit-Trail über alle Berichte, die von Mitarbeitern und Dritten eingehen. Alles wird archiviert und ist DSGVO konform. Dies ist entscheidend für die Aufrechterhaltung unserer hohen Zertifizierung.
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