Canales de denuncia: ¿Cuáles son sus ventajas en general?
Un canal de denuncia interno es un sistema de alerta temprana que sirve para identificar y combatir la mala administración de una organización y constituye la base para una gestión de riesgos corporativa eficaz. En él, los informantes pueden transmitir la información dentro de un sistema totalmente interno, evitando que la información se filtre a fuentes externas y, por tanto, que se dañe la reputación de la empresa.
Las denuncias presentadas por los empleados son la mejor manera de detectar infracciones en materia de cumplimiento normativo. En una encuesta realizada a 1.239 empresas europeas, se muestra que alrededor de un tercio pudieron descubrir más del 80% de las pérdidas financieras totales gracias al canal de denuncias. Las pruebas de este tipo de actividades que se transmiten de forma anónima y segura contribuyen a detectar una proporción significativa de estos casos, minimizando así el daño financiero que los incidentes suponen para las empresas. Así lo confirma el estudio Informe sobre la denuncia de irregularidades 2021, realizado anualmente por la Universidad de Ciencias Aplicadas de Graubünden (Suiza) en colaboración con EQS Group: las infracciones se producen en un buen tercio de las empresas encuestas.
¿Necesita mi empresa implantar un canal de denuncias?
En los últimos años, cuando se trata de implementar canales de denuncias, las exigencias a las empresas de todo el mundo se han disparado. En Estados Unidos, por ejemplo, los canales de denuncias que permiten la presentación de informes confidenciales y anónimos ya son obligatorios para todas las empresas públicas estadounidenses que cotizan en bolsa. En Europa, la Directiva (UE) 2019/1937 sobre la protección de los denunciantes entró oficialmente en vigor el 16 de diciembre de 2019, y también incluye la obligación de que las empresas de la UE establezcan canales de denuncia. Los Estados miembros de la UE tienen ahora hasta diciembre de 2021 para implementar los requisitos de la directiva en sus propias legislaciones nacionales. Para entonces, las empresas de la UE deberán incorporar sí o sí canales de denuncias. Más información sobre los requisitos que dictamina el reciente Proyecto de Ley de Protección de Informantes en España.
Por otro lado, las empresas suelen enfrentarse a fuertes multas si, por ejemplo, surge un caso de corrupción y se puede acusar a la organización de no haber tomado todas las precauciones organizativas necesarias y razonables para evitar el acto. Aunque los sistemas de denuncia todavía no son obligatorios en todos los países, ya tienen un carácter ejemplar: refuerzan la confianza de los empleados y de las partes interesadas externas (como proveedores, clientes o el público en general) en la empresa, contribuyen significativamente a la protección de la reputación y reducen los riesgos empresariales.
¿Es suficiente con habilitar una línea telefónica de denuncias?
Las líneas telefónicas o los mediadores no proporcionan un anonimato total del informante. Si bien dichos métodos son importantes, las empresas deberían ofrecer, además, algún canal que permita el envío de mensajes anónimos y digitales. Los puntos de contacto ya existentes, como las líneas de ayuda o los mediadores, suelen poder integrarse fácilmente en los canales de denuncia digitales profesionales. Nuestra solución EQS Integrity Line, ofrece esta función. En nuestro webinar “Los canales de denuncias: Mitos y Realidades”, Claudio Interdonato, director de desarrollo de negocio en Europa del Sur de EQS Group y expertos de All Ways Compliance, consultora especialista referente en Compliance, nos acercan sus experiencias y reflexiones sobre el funcionamiento de un canal de denuncias digital y cómo ayuda a garantizar la confidencialidad, trazabilidad de la denuncia y el acceso a la información por parte de los gestores de las denuncias.
Descubra los factores clave que debe contener un canal de denuncias para que genere confianza y sea eficaz y ejemplos prácticos reales de cómo gestionar las denuncias aquí.
Además, las soluciones digitales ofrecen una forma sencilla y segura de contacto y comunicación anónima entre el alertador y la empresa. Adoptar un software de denuncia digital es también una excelente herramienta de gestión de datos y riesgos que genera estadísticas sobre una amplia gama de datos, como qué país está denunciando más incidentes o qué tipos de delitos se producen con más frecuencia.
En la práctica, las empresas suelen combinar varios canales de denuncia para que todos los posibles alertadores puedan informar de irregularidades. El Informe sobre la denuncia de irregularidades de 2019 mostró que, en promedio, las empresas ofrecen tres canales de denuncia: por ejemplo, dos canales de comunicación generales (como el teléfono o el correo electrónico) y un canal de denuncia especializado (como el canal de denuncia digital).
¿Un canal de denuncia solo genera costes o también resultados?
Las evaluaciones realizadas en Suiza han demostrado que una empresa pierde una media de alrededor del 7 % de sus ingresos debido a delitos económicos como el fraude, la malversación o la corrupción. Una empresa con 100 millones de euros de ingresos, pues, perdería 7 millones de euros al año.
Si solo el 10 % de estos delitos se detectan y evitan gracias a la incorporación de un sistema de denuncia digital anónimo, esa empresa se ahorraría 700.000 euros al año. Un canal de denuncia interno cuesta una fracción de esta cantidad. Por tanto, implantar y mantener un canal de denuncia es más que rentable.
¿Se verá mi empresa inundada de informes?
En absoluto. Nuestra experiencia demuestra que las empresas con un sistema de denuncia interna reciben una media de 8 informes por cada 1.000 empleados al año. Así, si su empresa tiene 5.000 empleados, cabe esperar unos 40 informes al año, es decir, 3 o 4 al mes.
Existe, sin embargo, una paradoja en lo que a la recepción de denuncias se refiere. Es decir: idealmente, si una empresa no recibiera ningún informe, debería significar que todo va bien. Eso no es así, puesto que la no denuncia suele atribuirse a una falta de confianza de los empleados en el procedimiento de denuncia de la empresa. Así pues, es importante que las empresas hagan todo lo posible para facilitar la recepción de denuncias: crear una cultura empresarial de confianza, proporcionar canales razonables en todos los idiomas pertinentes y canalizar eficazmente las comunicaciones dentro de la empresa.
¿Debemos permitir las denuncias anónimas?
Totalmente. El Informe sobre la denuncia de irregularidades 2021 muestra que más de la mitad de las denuncias iniciales recibidas por las empresas que permiten la denuncia anónima son, efectivamente, anónimas. Esto se debe a que la protección legal de los informantes está mejorando gradualmente, y muchas empresas ya aseguran que los informantes no se enfrentarán a ninguna consecuencia negativa. Sin embargo, estos se encuentran en una situación de gran incertidumbre antes de su primera denuncia: ¿Qué desencadenará mi denuncia? ¿Quién leerá el informe? ¿Quién participará en una investigación interna? ¿Es verdad que no debo temer ninguna consecuencia negativa? El umbral de inhibición de los informantes se corresponde con la satisfacción obtenida al saber que uno puede denunciar de forma anónima.
Por otro lado, la desventaja de habilitar la denuncia anónima es que, por lo general, no permite la comunicación entre el denunciante y la empresa, lo que dificulta el esclarecimiento exhaustivo de cualquier incidente, sobre todo si se carece de información importante que solo puede obtenerse a través del notificador. Al fin y al cabo, el anonimato es especialmente importante para muchos informantes. Por lo tanto, se les debe dar la opción de enviar mensajes anónimos, ya que en última instancia existen soluciones que hacen posible el diálogo anónimo.
A la hora de elegir un canal de denuncia, las empresas deben asegurarse de que las comunicaciones entre el informante y la empresa también puedan realizarse de forma anónima para dirigirse a un círculo más amplio de posibles alertadores.
La protección de los alertadores en las empresas- Cómo implementar un canal de denuncias eficaz
Implante con éxito un canal de denuncias en su organización.
