Aujourd‘hui, de plus en plus d’entreprises issues d‘industries variées optent pour l’utilisation d‘un canal de signalement digital qui permet une gestion simple et efficace des signalements et des enquêtes tout en garantissant la confidentialité de l‘identité du lanceur d‘alerte et son anonymat le cas échéant.
Nous répondons ici aux questions les plus importantes en ce qui concerne ce dispositif de conformité.
Quels sont, en général, les avantages apportés par les canaux de signalement ?
Un canal de signalement est un dispositif qui détecte et combat en amont les actes répréhensibles en entreprise, ce qui constitue la base d’une gestion efficace des risques. La détection des dysfonctionnements au moyen d’un canal de signalement interne protège l’entreprise contre des atteintes à la réputation.
S’appuyer sur les employés est donc le meilleur moyen pour détecter les violations de conformité. Les entreprises perdent environ 7 % de leurs revenus annuels en raison d’activités frauduleuses. Les preuves de ces activités frauduleuses, transmises de manière anonyme et sécurisée, peuvent aider à détecter une proportion importante de ces cas, minimisant ainsi les dommages financiers causés aux entreprises en raison des problèmes liés à la conformité. Ce fait est confirmé par le Rapport 2021 sur les alertes professionnelles réalisé avec le concours de la Haute Ecole spécialisée des Grisons (Suisse) : plus de la moitié des signalements reçus grâce aux dispositifs d’alerte ont révélé des abus et des manquements liés à la conformité.
Mon entreprise a-t-elle besoin d’un canal de signalement ?
En ce qui concerne la mise en place de canaux de signalement, les besoins des entreprises du monde entier ont considérablement augmenté ces dernières années. En Europe, la directive européenne 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte entrée en vigueur le 16 décembre 2019 oblige les entreprises de l’Union européenne à mettre en place des dispositifs d’alerte. Les États membres de l’UE avaient jusqu’en 2021 pour transposer cette directive dans leur législation nationale. En France, la protection des lanceurs d’alerte et les modalités de mise en œuvre d’un dispositif de recueil et de traitement des alertes telles qu’initialement prévues en droit français par la Loi Sapin 2, ont été largement modifiées par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 transposant la directive européenne. Aux États-Unis, les dispositifs d’alerte qui permettent une déclaration confidentielle et anonyme sont, par exemple, obligatoires pour toutes les sociétés cotées en bourse américaine.
Les entreprises sont fréquemment sanctionnées par de lourdes amendes, notamment pour des cas de corruption et a fortiori, s’il est établi que l’entreprise n’a pas pris toutes les mesures nécessaires pour empêcher la commission d’un tel acte. Bien que les dispositifs de signalements ne soient pas encore obligatoires dans tous les pays, ils sont déjà fortement recommandés : ils renforcent la confiance des employés et des tiers de l’entreprise (fournisseurs, clients ou grand public), contribuent de manière significative à protéger sa réputation et diminuent les risques liés aux activités de l’entreprise.
Une ligne téléphonique ou une adresse e-mail sont-elles suffisantes ?
Une ligne téléphonique ou une adresse e-mail sont insuffisantes pour garantir la confidentialité, et encore moins l’anonymat du lanceur d’alerte. Bien que ces canaux soient utiles, les entreprises devraient en outre proposer une plateforme digitale de recueil et de traitement des signalements qui garantit l’anonymat du lanceur d’alerte. Les alertes reçues sur des canaux déjà existants, tels que la ligne téléphonique, une adresse e-mail ou le référent, peuvent être facilement intégrées au canal de signalement digital. Notre solution EQS Integrity Line, par exemple, dispose de cette fonctionnalité.
Les plateformes digitales offrent un moyen simple et sécurisé de dialoguer en toute confidentialité avec le lanceur d’alerte et de manièreà garantir son anonymat le cas échéant. Cette plateforme de recueil et de traitement des alertesest également un excellent outil de gestion des données et des risques puisqu’elle peut générer des statistiques variées comme par exemple le pays qui signale le plus d’incidents ou les infractions les plus fréquemment signalées.
En pratique, les entreprises disposent souvent de plusieurs canaux de signalement, et ce, pour maximiser les chances de remontée des signalements. Le Rapport 2021 sur les alertes professionnelles a établi qu’en moyenne, les entreprises proposent à leurs salariés trois canaux de signalement — par exemple, deux canaux de signalement classiques (comme le téléphone ou la boîte e-mail) et un canal de signalement spécialisé (comme la plateforme digitale).
Ce canal de signalement génère-t-il seulement des coûts ou peut-on escompter des opportunités ?
Des études réalisées en Suisse ont démontré qu’une entreprise perd en moyenne environ 7 % de son chiffre d’affaires en raison de délits économiques tels que la fraude, le détournement de fonds ou la corruption. Une entreprise qui réalise un chiffre d’affaires de 100 millions d’euros perd donc 7 millions d’euros par an.
Si, grâce aux canaux de signalement, un minimum de 10 % de ces délits est détecté et évité, l’entreprise économise 700 000 € par an. Un canal de signalement ne coûte qu’une fraction de ce montant par an. Ainsi, mettre en place et assurer la maintenance d’un dispositif d’alerte est plus qu’avantageux.
Mon entreprise sera-t-elle submergée de signalements ?
Pas d’inquiétude : notre expérience montre que les entreprises dotées d’un canal de signalement interne reçoivent en moyenne 8 signalements pour 1000 employés par an. Ainsi, si votre société emploie 5000 personnes, vous pouvez vous attendre à environ 40 signalements par an, ou 3-4 par mois.
Il y a un paradoxe. Dans un monde idéal, si une entreprise ne reçoit aucun signalement, cela signifierait que tout va bien. Et pourtant, en tant qu’entreprise, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour faciliter la réception des signalements : instaurer un climat de confiance au sein de l’entreprise, fournir des canaux de signalements accessibles dans toutes les langues pertinentes, et permettre une réception efficace des signalements au sein de l’entreprise. Et, si après tout ça, vous ne recevez aucune alerte, c’est que tout va véritablement bien.
Devrions-nous permettre des signalements anonymes ?
Absolument. Le Rapport 2021 sur les alertes professionnelles montre que plus de la moitié des alertes reçues par les entreprises permettant l’anonymat le sont. Le régime de protection juridique des lanceurs d’alerte s’est progressivement renforcé, et de nombreuses entreprises veillent également à ce que les lanceurs d’alerte ne subissent pas de représailles. Néanmoins, les lanceurs d’alerte se trouvent en situation de grande incertitude avant leur premier signalement : que va déclencher mon alerte ? Qui la lira ? Qui sera impliqué dans l’enquête interne qui suivra mon alerte ? Suis-je vraiment sûr que cette alerte n’aura pas de conséquences négatives pour moi ? Dans la mesure où la crainte des lanceurs d’alerte est élevé, ces derniers apprécient d’autant plus la possibilité d’effectuer des signalements anonymes.
L’inconvénient de l’anonymat réside dans le fait que, généralement, le lanceur d’alerte et l’entreprise ne peuvent plus communiquer une fois le signalement effectué, rendant ainsi plus difficile la clarification des faits objets du signalement. En particulier lorsque l’on sait que la majorité des informations qui auront de l’importance dans le traitement de l’alerte ne peuvent être donnés que par le lanceur d’alerte. D’autre part, l’anonymat peut se révéler cruciale pour de nombreux lanceurs d’alerte, selon le contexte. Par conséquent, ils devraient avoir la possibilité d’effectuer des signalements anonymes.
D’autant que des solutions permettant un dialogue sous forme anonyme existent. Lorsqu’elles choisissent de mettre en place un canal de signalement, les entreprises devraient s’assurer que les échanges entre le lanceur d’alerte et l’entreprise pourront également se poursuivre de manière anonymes, et ce dans le but de s’adresser à une plus grande majorité de lanceurs d’alerte potentiels.
La protection des lanceurs d’alerte en entreprise :
Comment mettre en place un dispositif d’alerte interne efficace ?
