Le dispositif d’alerte est pour les entreprises un véritable outil de détection et de prévention des risques. Il est primordial de cultiver la confiance des parties prenantes à même de l’utiliser. Pour cela, il est fondamental de bien communiquer, en amont des alertes, mais aussi durant tout le processus d’enquête interne et ce jusqu’à sa clôture. L’enjeu de la confidentialité durant une enquête interne est également crucial pour entretenir cette confiance vis-à-vis des employés, des clients et des partenaires commerciaux. Voici quelques conseils pour gérer au mieux une enquête interne.
1. Soyez réactif dès la réception de l'alerte
Avant même de commencer à recevoir et traiter les signalements émis en interne, l’entreprise communique aux salariés sur le dispositif d’alertes professionnelles en place, le déroulement d’une enquête interne ainsi que sur les garanties de confidentialité et la protection contre les représailles envers le lanceur d’alerte.
Une fois l’alerte émise, l’entreprise à 7 jours maximum pour accuser réception de cette alerte auprès de la personne qui a effectué le signalement. Un message de réponse automatisé permet d’être réactif tout en remerciant de l’information transmise. Vous pouvez également demander des éléments complémentaires et informer sur les prochaines étapes.
Communiquer dès le départ avec le lanceur d’alerte permet de le mettre en confiance, de le rassurer quant au fait que son alerte est bien entendue et prise en charge. Cela permet d’éviter que, devant l’absence de réponse, il se tourne vers des canaux de signalements externes à l’entreprise. Il est également important de rassurer l’auteur du signalement sur la stricte confidentialité dans le traitement de ses données à caractère personnel, et l’encourager à communiquer tous les détails et documents dont il dispose.
La première étape d’une enquête interne, c’est de qualifier l’alerte. Selon notre étude européenne 2019 sur les alertes professionnelles, une alerte sur deux est pertinente. Il est donc essentiel de savoir gérer chaque situation. Pour chaque alerte reçue, vous devez évaluer de quel type d’alerte il s’agit, à quel niveau de risque les faits exposés vous exposeraient, quels vont être les travaux nécessaires à l’enquête et s’il faudra faire appel à des ressources externes pour enquêter correctement.
Une vérification dans l’historique des dossiers s’impose également. En effet, s’il s’agit de la 3ème alerte concernant le même salarié, l’enquête n’est pas conduite de la même façon.
2. Menez une enquête approfondie
Une enquête interne ne se fait pas seul. Faites appel dès le départ aux fonctions appropriées pour la gestion de cette enquête, notamment les RH qui sont clé lors de tout le processus. Parfois, les instances représentatives du personnel comme le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail), le CSSCT (commission santé sécurité et conditions de travail) ou le CSE (comité social et économique) sont informés de l’enquête. Dans certains cas, il peut être préférable de faire appel à un cabinet extérieur.
Une enquête approfondie implique d’analyser avec attention les documents mis à disposition, de demander des informations complémentaires si nécessaires ainsi que d’interviewer les parties prenantes : l’auteur du signalement, si possible, et la ou les personne(s) visée(s), mais également, le manager direct de la cible du signalement ainsi que les témoins potentiels. Gardez à l’esprit que ces entretiens peuvent être perçus comme traumatisants et que votre rôle est, à ce stade, de démêler le vrai du faux. Rassurer vos interlocuteurs quant à la confidentialité du processus et l’absence de représailles.
Dans les cas les plus graves, vous pouvez prendre des mesures conservatoires pendant l’enquête. Cela permet d’éloigner les personnes mises en cause et d’éviter un drame ou des pressions sur les employés.
À chaque étape, vous devez respecter les exigences du droit du travail et de la protection des données personnelles ainsi que de la confidentialité de toutes les parties prenantes. À ce titre, une plateforme digitale d’alertes professionnelles offre une sécurité optimale pour conserver des traces de chaque élément de l’enquête.
3. Communiquez après l'enquête en toute transparence
Une synthèse des résultats de l’enquête est communiquée à la direction de l’entreprise. Il est également souhaitable de communiquer de manière transparente auprès de chaque employé concerné. Enfin, le résultat d’une enquête peut être l’occasion de communiquer sur l’efficacité du dispositif, en anonymisant les personnes impliquées.
La synthèse des résultats formule des propositions de mesures concrètes pour apaiser la situation et améliorer le fonctionnement de l’entreprise telles que :
- Accompagnement individuel ;
- Formation ;
- Changement dans l’organisation d’un service ;
- Sanction disciplinaire ;
- Plainte pénale.
On constate que la médiation est une mesure peu appliquée dans les entreprises.
Très souvent, l’enquête permet de requalifier la cause de l’alerte. Ainsi dans près de 45% des cas, c’est finalement un problème de management qui ressort de la procédure. Par exemple, un employé qui lance une alerte pour harcèlement moral peut cacher une volonté de négocier une rupture conventionnelle. Ou un burn-out peut révéler en réalité une mauvaise communication avec le supérieur hiérarchique sur les objectifs et les moyens d’y parvenir.
Après la conclusion de l’enquête, l’historique du dossier doit être conservé mais les données personnelles doivent être anonymisées. Cela offre la possibilité de garder une trace et de réaliser des analyses statistiques sur les alertes émises au sein de la société.
La procédure d’alerte peut avoir un impact positif sur l’entreprise : par exemple, en cas de harcèlement sexuel d’une salariée par un client, votre employée se sent davantage écoutée et soutenue si une enquête est menée. Son attachement à l’entreprise est ainsi renforcé ainsi que la confiance qu’elle porte au système d’alertes internes. Par conséquent, une enquête a des vertus positives sur l’ensemble des salariés et des partenaires quand elle est traitée de manière transparente.
4. A retenir :
- Détecter les alertes le plus tôt possible et communiquer rapidement à l’auteur du signalement permet de créer de la confiance dans le processus et ainsi d’éviter une crise.
- Traiter les alertes sérieusement prévient une dégradation de la situation.
- Prendre en compte l’aspect émotionnel et s’assurer du respect de la confidentialité pour les personnes impliquées réduit les risques de conflits ultérieurs.
- Communiquer sur les alertes renforce la confiance dans l’entreprise.
Session Q&A – Webinaire du 15 septembre 2022 « Enquête interne en entreprise : nos conseils pour conduire avec succès une investigation ! »
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Une bonne manière de préserver l’efficacité du système d’alerte est de régulièrement communiquer auprès des collaborateurs, en organisant notamment des formations, en insistant sur son utilité et son champ d’application.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : C’est un état de fait – plus d’accès augmente la probabilité d’avoir des alertes. Et chaque alerte devra être traitée mais chaque alerte ne fera pas nécessairement l’objet d’une investigation interne.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : L’enquêteur comme l’employeur n’ont, en principe, pas accès à la messagerie personnelle des salariés. Par ailleurs, selon la Cour de cassation (Cass. soc., 2 oct. 2001, n° 99-42.942, Bull. civ. V, n° 291) le salarié a le droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l’intimité de sa vie privée. L’employeur ne peut donc se saisir de messages personnels reçus ou envoyés par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail, et a fortiori de messages envoyés ou reçus depuis une boite email personnelle, et ceci même au cas où l’employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l’ordinateur.
Cependant, dans l’hypothèse considérée, le lanceur d’alerte pourrait accepter de remettre une copie de l’e-mail en question sans contrevenir au principe sus évoqué, et le message pourrait alors être utilisé dans le cadre de l’enquête interne.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : L’auteur du signalement doit être informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception. L’entité doit communiquer par écrit à l’auteur du signalement, dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception, trois mois à compter de l’expiration d’une période de sept jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières (article 4 du décret Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022).
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Le référentiel relatif aux dispositifs d’alertes professionnelles (DAP) de la CNIL est utile et peut servir de base de réflexion pour les mesures à adopter concernant les facilitateurs.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Des outils externalisés permettent de traiter les alertes reçues, en assurant leur confidentialité ainsi que l’indépendance de l’équipe qui la traitera. Concrètement, il s’agit d’une plateforme digitale dédiée qui se distingue de l’intranet de la société en question. EQS Group propose par exemple le service EQS Integrity Line qui correspond à cela.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Oui, même si dans ce cas il peut également être utile d’en faire une retranscription, auquel cas il est préconisé de permettre à la personne entendue de relire, signer et recevoir une copie du compte-rendu de son entretien, sauf si la préservation de la confidentialité de l’enquête commande de s’en abstenir. (Voir à cet égard le projet de guide sur l’enquête interne en matière de corruption établi par l’Agence française anticorruption et le Parquet national financier mis en consultation en mars 2022 qui indique que « il est recommandé que le compte-rendu d’entretien contiennent les questions et les réponses et soit relu et signé par le salarié. La retranscription de déclarations prêtées à un salarié sans sa signature n’a en effet aucune valeur probante. La retranscription de l’entretien doit être impartiale et ne pas constituer ‘l’interprétation par le rédacteur des échanges qui ont eu lieu' »,
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Il est possible de demander à la personne entendue si elle accepte de laisser son téléphone hors du lieu de l’entretien. En tout état de cause, il est préconisé en début d’entretien de lui faire signer un avertissement écrit indiquant rappelant le caractère confidentiel de l’enquête interne.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Le salarié, en raison du pouvoir de direction de l’employeur, est tenu sous peine de sanctions disciplinaires de répondre à cette demande et de coopérer aux investigations. En pratique, si aucun droit de se taire n’est garanti, la présence d’un conseil pour le salarié qui pourrait se voir reprocher un agissement permet de limiter le risque d’auto incrimination et ainsi de rassurer le salarié entendu.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : Voici le lien : https://www.kroll.com/en/insights/publications/global-fraud-and-risk-report-2021-volume-2
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : Cela dépend de ce qui aura été établi dans votre organisation au regard de votre politique de gestion des alertes internes, ainsi que de qui est visé par l’alerte.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : La conduite de l’enquête interne permet de faire jour sur la réalité, l’étendue et la qualification de faits potentiellement répréhensibles, objets d’un signalement. Les conclusions d’une telle enquête interne fournissent ainsi des éléments nécessaires à la détermination de la stratégie à d’adopter par la société: (i) l’identification d’éventuelles responsabilités, (ii) la définition de la nature des risques présents et futurs encourus, (iii) le recensement des mesures à adopter pour mettre un terme à la pratique et éviter sa réitération. Munie de ces éléments, la personne morale pourra, le cas échéant, décider du traitement du fait découvert ou dénoncé et des actions à prendre. Si le fait dénoncé contrevient à une loi ou à une réglementation, la personne morale pourra prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre de son salarié, renforcer ou mettre à jour son dispositif de conformité mais également prendre contact avec les autorités pour dénoncer le ou les auteurs des faits répréhensibles, voire s’autodénoncer, ou transmettre des éléments aux autorités en charge d’une enquête qui pourrait être ouverte.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Le rapport d’enquête interne doit garantir une stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement. Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de celui-ci. Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte (article 9 de la loi Sapin 2). Par ailleurs, il peut être préconisé s’agissant des salariés ou des tiers (fournisseurs, clients, prestataires, etc.) qui ne sont pas directement visés par l’enquête et/ou pour lesquels l’information préalable ou le recueil d’un consentement écrit est sinon impossible à tout le moins difficile, un caviardage des données personnelles pertinentes.
Réponse d’EQS Group : Oui la plateforme EQS Integrity Line permet le routage automatique des alertes selon les thèmes. L’alerte est automatiquement envoyée au référent éthique concerné selon la catégorie sélectionnée par le lanceur d’alerte
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Il est effectivement préconisé de permettre à la personne entendue de relire, signer et recevoir une copie du compte-rendu de son entretien.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Sont concernées les personnes morales de droit privé et les entreprises exploitées en leur nom propre par une ou plusieurs personnes physiques, employant au moins cinquante salariés (Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022). Les entités qui se trouvent en-deçà de ce seuil sont libres de mettre en place un tel système mais n’en ont pas l’obligation.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : Le décret a été publié le 4 octobre 2022.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Il s’agit du décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte. Ce texte détaille la procédure interne de recueil et de traitement des signalements. Il simplifie notamment que le système qui prévalait jusqu’alors, selon lequel le lanceur d’alerte devait procéder à un signalement interne avant d’avoir recours à un signalement externe et sous réserve de l’absence de diligences de la personne saisie. Désormais, les lanceurs d’alerte peuvent directement émettre un signalement externe. Ce décret précise également que « chaque entité concernée détermine l’instrument juridique le mieux à même de répondre à l’obligation d’établir une procédure interne de recueil et de traitement des signalements ».
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Il est souvent préconisé de traiter ce type d’alerte au niveau central pour préserver la sérénité du traitement de l’alerte.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : Cela dépend de ce qui aura été établi dans votre organisation au regard de votre politique de gestion des alertes internes.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Les différents textes applicables ne désignent pas nommément les services qui doivent être chargés du traitement de l’alerte. Toutefois, de nombreuses sociétés font le choix de recourir à un prestataire externe pour le recueil de l’alerte, qui est ensuite transmise de façon anonymisée à un référent éthique et conformité interne à l’entreprise. Dans certains cas, il peut être utile de recourir à un avocat notamment si l’alerte nécessite que soit conduite une enquête interne portant sur des faits d’une certaine complexité et/ou sensibles. Les correspondances entre l’avocat et l’entreprise cliente pourront être protégées par le secret professionnel de l’avocat.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : Information aux parties prenantes sur les objectifs du dispositifs d’alerte interne.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : La formation et la sensibilisation des collaborateurs au dispositif d’alerte est primordiale.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : Oui c’est une bonne pratique de façon générale de profiter de ces évènements pour s’améliorer.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Le rapport d’enquête permet non seulement de déterminer les responsabilités personnelles et leurs conséquences juridiques, mais également d’identifier d’éventuelles défaillances de la conformité. Il comporte donc souvent des recommandations pour améliorer la conformité ainsi que, le cas échéant, des mesures de remédiation.
Réponse de Caroline Leblanc, Associate Managing Director, KROLL : A son établissement, régulièrement en fonction de votre politique de sensibilisation au code d’éthique et à chaque fois qu’il est revue et mis à jour.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Plusieurs moyens peuvent être utilisés pour communiquer sur le dispositif de traitement des signalements, en plus des procédures internes, qui ne sont pas exclusifs les uns des autres. Par exemple, la mise en place de webinars de formation est souvent utilisée par les entreprises, qui peuvent comprendre des Q&A ou quizz pour s’assurer de la bonne compréhension des salariés. Il peut aussi être utile de rédiger un court document (flashcard) qui peut être remis aux nouveaux arrivants et disponible sur l’intranet de la société.
Il est recommandé de former les nouveaux arrivants et de leur remettre l’ensemble de la documentation pertinente dès leur arrivée, puis régulièrement et dans le respect des principes établis dans les procédures internes/codes éthiques propres à chaque société.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : L’obtention de données numériques (SMS, emails et autres fichiers) se trouvant sur du matériel informatique professionnel est légale dans le cadre d’une enquête interne. Il faut cependant être prudent et veiller au respect de la réglementation sur les données personnelles (RGPD) et de la vie privée des collaborateurs. L’intervention d’un avocat disposant d’une expertise en matière d’enquête interne peut donc être conseillée, qu’il s’agisse de la conduite de l’enquête, ou de l’élaboration de la méthodologie de l’enquête réalisée par l’entreprise elle-même. Ensuite, les résultats de l’enquête interne pourront, le cas échéant, conduire la société à en référer à l’autorité judiciaire.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : Si de tels procédés sont techniquement possibles, il faut veiller à préserver la loyauté de l’enquête, en particulier dans la perspective d’une éventuelle procédure prud’homale subséquente. Bien souvent, un expert forensic, qui est un tiers, pourra retrouver des données même supprimées.
Réponse de Stéphane de Navacelle, Associé fondateur, Navacelle : L’article 40 du code de procédure pénale impose à tout officier public ou fonctionnaire qui, dans l’exercice de ses fonctions, acquiert la connaissance d’un crime ou d’un délit, d’en donner avis sans délai au procureur de la République et de transmettre à ce magistrat tous les renseignements, procès-verbaux et actes qui y sont relatifs. La conduite d’une enquête interne dans le secteur public peut donc donner lieu à une obligation de transmission aux autorités.
Transposition de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en droit français
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