Contrôlez l’efficacité de votre dispositif d’alerte professionnelle
Communiquez sur le dispositif d’alerte
La mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle est la première étape nécessaire pour se mettre en conformité avec la loi Sapin 2. Mais elle fait également écho à un enjeu supérieur : instaurer une culture éthique au sein de l’entreprise.
La direction doit communiquer sur les divers canaux mis à disposition afin de les rendre réellement efficaces. En effet, l’ensemble de vos collaborateurs doit être informé de l’existence du dispositif d’alerte et des diverses procédures.
Cette communication intervient en amont avec un accès direct à votre code de conduite, à votre procédure détaillée d’alerte interne, ainsi qu’une définition de tous les actes répréhensibles. Elle intervient également en aval en partageant les résultats des enquêtes et les sanctions prises.
L’information doit être visible en permanence dans l’intranet et lors de l’accueil de nouveaux salariés. Selon notre étude sur les alertes professionnelles, un tiers des entreprises européennes communiquent seulement une fois par an sur ses canaux de signalement. Certaines grandes entreprises, comme Esso, communiquent directement sur leur site web, pour les dispositifs d’alerte ouverts au grand public.
Ouvrez le système d’alerte au plus grand nombre et choisissez les bons référents
Vous devez rendre accessible le dispositif d’alerte à vos employés et plus largement à vos clients, fournisseurs, partenaires, voire au grand public. Un système plus ouvert renforce la crédibilité et la volonté de transparence de l’entreprise.
Pour rassurer les collaborateurs, vous pouvez aussi confier les enquêtes à un cabinet extérieur. En effet, les enquêtes peuvent effrayer les salariés à cause du manque de confidentialité ou d’impartialité.
Choisir et former les bons référents est aussi un gage d’efficacité pour votre dispositif d’alerte. Plusieurs personnes doivent maîtriser la procédure de A à Z afin de pallier aux départs et aux congés.
En outre, un contrôle régulier du bon fonctionnement du dispositif est impératif, particulièrement s’il s’agit d’un numéro de téléphone ou d’une simple adresse e-mail (pour laquelle il faut s’assurer de la bonne délivrabilité des messages).
Facilitez la procédure d’alerte
Lorsqu’une personne se décide à utiliser le dispositif d’alerte professionnelle, elle doit avoir la possibilité de le faire dans les meilleures conditions possibles avec un dispositif clair et aussi simple que possible. Pour vérifier cela, n’hésitez pas à réaliser des tests afin d’optimiser le processus. Vous pouvez également proposer plusieurs canaux de signalement concomitants afin de constater ceux qui génèrent le plus grand nombre d’alertes dans votre entreprise. Privilégiez à minima un dispositif d’alerte préservant l’anonymat du lanceur d’alerte.
Communiquez des éléments rassurants aux lanceurs d’alerte concernant la sécurité et la confidentialité durant le process de signalement. Cela évitera les abandons en cours de dépôt de signalement.
Vérifiez la crédibilité du système d’alerte professionnelle
Offrez la sécurité
Parmi tous les canaux possibles, certains comme l’adresse e-mail sont très peu sécurisés. Qui a accès à l’alerte au sein de l’entreprise ? Combien de personnes de différents services sont informés ? Un dispositif sécurisé comme une plateforme digitale assure une crédibilité, une confidentialité et des résultats plus fiables sur le nombre effectif de signalements dans l’entreprise.
En outre, comme tout système de recueil de données personnelles, le dispositif d’alertes doit être en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Redonnez confiance
La mise en place d’un dispositif d’alerte est aussi l’occasion d’instaurer une culture de l’éthique et un esprit de solidarité dans l’entreprise.
Pour réussir, vous devez lutter contre la peur des représailles qui est souvent très présente auprès des salariés comme des fournisseurs. D’après une étude de l’Institute of Business Ethics (IBE), seul 1 français sur 2 signale un cas de mauvaise conduite.
La confiance dans un système d’alerte est renforcée par l’anonymat : 58% des alertes initiales sont anonymes, d’après notre étude sur les alertes professionnelles en Europe. Sans cette possibilité, combien de lanceurs d’alertes auraient renoncé à signaler de mauvaises conduites ?
Communiquez les résultats
Pour lever les réticences des lanceurs d’alertes, montrez que leur action est utile ! Ainsi, en communiquant sur les résultats des enquêtes menées au sein de l’entreprise, vous renforcez aussi l’efficacité de votre dispositif d’alerte. Cette communication doit s’étendre aux sanctions et, plus largement, à toute mesure correctrice, qu’il s’agisse d’un changement de management ou un soutien psychologique.
A retenir :
- Ne recevoir aucune alerte ne signifie pas forcément une absence de problème mais peut mettre en évidence un système sans efficacité ni crédibilité
- Offrir un dispositif d’alerte sécurisé, confidentiel et simple est le gage de la réussite
La protection des lanceurs d’alerte en entreprise :
Comment mettre en place un dispositif d’alerte interne efficace ?
