Euralis réinvente son dispositif d’alerte interne digital grâce à EQS Integrity Line
Secteur : Agriculture / Alimentaire
Chiffre d’affaires : 1.64 milliard d’euros
Nombre de collaborateurs : 5000+
Nombre d’adhérents : 6500
Présence internationale : 16 pays
Date de création : 1936
En décembre 2022, le groupe coopératif Euralis choisit EQS Integrity Line afin de refonder son dispositif digital d’alerte interne. Explorez notre étude de cas afin de comprendre la raison de ce renouveau et les coulisses de son implémentation.
Tout en contribuant à une agriculture et une alimentation durables, plurielles, saines et accessibles, Euralis a déployé son canal de signalement afin de :
- Faciliter et favoriser la prise de parole pour les lanceurs d’alerte,
- Centraliser les alertes dans un outil unique fiable simplifiant leur pilotage.
Ce dispositif vient en complément de la charte éthique du Groupe pour encourager une culture du “speak-up” au sein de l’entreprise. L’outil offre alors un quatrième canal pour remonter les alertes en plus des canaux habituels que sont le manager, la RH et les représentants du personnel.
Un dispositif en phase avec les valeurs du Groupe Euralis
Entre 2018 et 2022, Euralis avait déjà déployé au niveau du Groupe une plateforme de signalement externe composée d’un accès via une page web dédiée et d’une hotline téléphonique dans chaque pays où le groupe est présent. En outre, les collaborateurs étaient et sont toujours libres de rapporter leurs problématiques auprès de leurs interlocuteurs RH ou de leurs représentants du personnel. Toutefois, le groupe originaire du sud-ouest de la France encourage vivement ses salariés à utiliser la plateforme web afin d’optimiser et sécuriser la gestion des alertes.
N’étant pas étranger à la digitalisation de son dispositif d’alerte, le Groupe est d’autant plus intransigeant quant à la mise en place d’un outil en accord avec ses besoins. D’où sa décision de choisir EQS Group comme nouveau partenaire.
Avant tout, le Groupe Euralis requérait que 3 exigences soient remplies :
- Le tarif : bien que la qualité reste importante au regard de la sélection de l’outil, l’analyse des offres de solutions repose en partie sur ce critère économique. En effet, dans le cadre de la nouvelle directive sur la protection des lanceurs d’alerte, Euralis ne souhaitait pas perdre de vue son objectif de créer des équipes éthiques locales dans ses principaux pôles et BU (“business units”). Ce projet demandait une augmentation de gestionnaires sur la plateforme impliquant ainsi des variations de coûts en fonction des fournisseurs.
- La langue : Euralis est un groupe international dont ses filiales s’étendent sur 16 pays. De ce fait, les outils et les interlocuteurs du fournisseur doivent être multilingues. La simplicité de communication est essentielle pour une relation fluide, notamment lorsque l’implémentation d’un tel outil demande une étape de transfert de connaissances.
- L’ergonomie : la facilité d’utilisation de la plateforme est également une caractéristique attrayante, encourageant son recours et contribuant ainsi à cette culture du « speak up » promue par le Groupe.
La communication, un effort collectif
Le projet d’implémentation du dispositif a été piloté par l’équipe éthique Groupe. Toutefois, plusieurs parties prenantes se sont investies dans cette action telles que la direction juridique, la direction des systèmes d’information, la DRH, la direction communication et le DPO.
La DRH est intervenue afin d’informer les instances représentatives du personnel (IRP) quant au changement d’outil et mettre à jour les affiches relatives au dispositif d’alerte sur l’ensemble des sites Euralis. De même, le DPO, Vincent Dupouy, a suivi la conformité au RGPD du déploiement de cette plateforme.
Une fois les IRP informées, des campagnes de communication interne sont menées via plusieurs canaux. Tout d’abord, un email a été adressé, en français et en anglais, par le directeur général du Groupe à l’ensemble des collaborateurs. Cet email provenant de l’instance dirigeante est appuyé par la publication d’articles sur le réseau social interne du Groupe. En outre, des affiches et brochures, traduites en fonction des pays, sont mises à disposition sur l’ensemble des sites.
L’équipe éthique s’est assurée que les collaborateurs ainsi que les parties prenantes externes au groupe puissent prendre connaissance du dispositif d’alerte au travers de la charte éthique. La dernière partie de ce document consiste à présenter le dispositif d’alerte et à assurer le respect de l’anonymat du lanceur d’alerte. L’équipe éthique ne compte pas s’arrêter là puisqu’elle prévoit de recommuniquer périodiquement, à destination des salariés, l’existence de l’outil de signalement.
3 questions à Vincent DUPOUY :
Vincent DUPOUY
Délégué à la protection des données (DPO) chez Euralis
Vincent Dupouy commence chez Euralis en tant que chef de projet et responsable sécurité informatique avant d’intégrer l’équipe éthique du Groupe dès sa création en 2018. Il revêt désormais le titre de Délégué à la protection des données (DPO) chez Euralis.
1. Dans quelle mesure avons-nous été un soutien dans la mise en place du dispositif ?
Dans un premier temps, quant au paramétrage de la plateforme, un Customer Success Manager était à notre disposition pour tout le déploiement de la plateforme. Nous avons pu bénéficier d’une plateforme pré-configurée selon nos exigences. Pour cela, nous avons simplement eu à remplir un formulaire en ligne afin de préciser nos préférences, puis EQS Group s’est chargé de les appliquer.
Dans un second temps, des formations ont été données pour l’équipe en charge d’administrer la plateforme. D’ailleurs, une formation à la gestion des alertes prodiguée par le Customer Success Manager d’EQS Group a été dupliquée par le Groupe pour la donner auprès de nos équipes éthiques locales.
En outre, EQS Group a mis à disposition du Groupe des guides utilisateurs très simples à comprendre.
2. Quels ont été les plus grands défis auxquels vous avez dû faire face lors de la mise en place du dispositif d’alerte interne ?
On ne peut pas parler de défi puisqu’il s’agissait d’un projet relativement classique. Toutefois, le déploiement de l’outil s’est fait dans un contexte de mise en place des équipes éthiques locales. Tout cela est nouveau pour des référents éthiques locaux qui débutent et ne connaissent pas le sujet. Il faut à présent les former et les habituer à la prise en main de l’outil de gestion des alertes.
3. Avez-vous ouvert le système aux parties externes telles que les fournisseurs et les clients ?
Oui, la plateforme est ouverte aux collaborateurs mais également aux fournisseurs et clients. Pour l’instant, aucune communication sur cet outil de signalement n’a été effectuée auprès de ces cibles externes. Cependant, notre charte éthique est accessible à tous sur le site d’Euralis et mentionne l’existence de cette plateforme.
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