Pourquoi Keyrus a choisi de ne pas développer sa propre plateforme de lancement d’alerte ?
Secteur : Nouvelles technologies
Chiffre d’affaires : 289.1 millions d’euros (2021)
Nombre de collaborateurs : 3500+
Nombre d’agences : 50≈
Date de création : 1996
En 2019, Keyrus prend la décision d’implémenter son dispositif de recueil et de traitement des alertes internes en choisissant EQS Integrity Line. Parcourez notre étude de cas afin de comprendre comment ce choix a été fait et les particularités de sa mise en œuvre au sein du Groupe Keyrus.
Installé sur quatre continents, le Groupe Keyrus souhaite développer son activité de conseil en systèmes et logiciels informatiques tout en promouvant de fortes valeurs éthiques au sein de chaque filiale. Ainsi, une plateforme de signalement sécurisée, hébergée et maintenue par un tiers totalement indépendant est mise à disposition de ses collaborateurs : la “Keyrus Ethics Line”. Choisir la solution externe d’EQS Group permettait à la fois de privilégier la confidentialité et la centralisation des données.
Un choix, de multiples avantages
Avant l’installation d’un dispositif d’alerte interne, Keyrus a envisagé diverses approches :
- élaborer un canal classique via une adresse courriel,
- développer un outil en interne
- s’appuyer sur le déploiement d’une solution externe.
Afin de prendre sa décision, le Groupe a analysé la Loi Sapin II et le thème de la lutte anticorruption au regard de ses filiales localisées dans 23 pays en 2019. Installé en Chine et en Amérique du Sud, régions où l’indice de corruption est élevé, il est apparu essentiel de choisir une solution externe afin de bénéficier de toute la transparence possible tant au niveau du Groupe que vis-à-vis des tiers. Keyrus s’est donc rapidement tournée vers EQS Group comme partenaire d’implémentation de son dispositif d’alerte interne digital.
Les équipes Conformité & Juridique étaient particulièrement impliquées dans le processus de sélection des fournisseurs de solutions. Pour cela, certains critères ont été privilégiés préalablement à la sélection d’EQS Group :
- L'ergonomie, le design de la plateforme, et sa facilité d'utilisation (aussi bien pour l’administrateur que pour le lanceur d’alerte) sont autant de qualités recherchées par le Groupe. Par la suite, Keyrus n’a eu qu’à programmer les spécificités linguistiques et de présentation de l’outil.
- L’outil multilingue était un élément indispensable. En effet, présent dans plusieurs pays, Keyrus a pu développer la plateforme en français, anglais, portugais, espagnol, ou encore en mandarin.
- La réactivité et, plus généralement, la relation entretenue avec les commerciaux et le rapport établi avec l’équipe d’EQS Group - tant au niveau commercial, négociation, ou technique - n’ont fait que renforcer la qualité du projet.
- Dans le cadre de sa démarche évolutive, il était également nécessaire pour Keyrus d’avoir entre ses mains un outil adaptable en fonction des besoins du Groupe.
- Le prix reste bien évidemment un indicateur non négligeable du rapport qualité/prix.
Le particularisme d’un outil déployé à l’international
L’implémentation du dispositif au sein d’un grand groupe d’envergure international demande de prendre en considération plusieurs facteurs tels que la langue, les parties prenantes, mais aussi les modifications de questionnaires en fonction des pays. Ainsi, EQS Group a adapté les différents modules pour chaque structure, allant du plus simple au plus complexe.
Intervenant dans de nombreux pays sensibles tels que la Chine, le Pérou, le Chili, la Colombie, le Mexique ou les pays du Maghreb, Keyrus s’est donnée pour objectif de créer des comités éthiques locaux – pour traiter les signalements – tout en gardant cette plateforme de signalement globale.
Des référents locaux recevront les alertes mais toujours avec la supervision du référent groupe, Karim MULARD-BENJELLOUN. Dans cette perspective, Keyrus s’est investie dans l’analyse des réglementations applicables aux marchés américains et chinois afin d’analyser et interpréter les besoins dans ces régions. D’autant plus, l’introduction récente en Chine du “RGPD chinois” (PIPL – Personal Information Protection Law), un texte clé qui nécessite une prise en compte spécifique sur le système d’alerte interne du Groupe.
Une communication dynamique de la “Keyrus Ethics Line”
Le plus difficile n’est pas de choisir le dispositif ou de le mettre en place, mais de le faire connaitre au sein du Groupe. C’est pourquoi, Keyrus a mis en œuvre plusieurs moyens de communication afin de promouvoir sa plateforme de signalement.
Des formations ont été dispensées au personnel dit “risqué”. Celles-ci ont permis d’aborder, avec tous les cadres et managers à l’international, le thème du dispositif d’alerte interne introduit par la loi Sapin II, étendu à l’ensemble des sujets en lien avec l’éthique. En outre, une formation plus ludique est prévue via une plateforme interne à destination de l’ensemble du personnel Keyrus.
Une communication officielle sur le dispositif d’alerte global a également été diffusée dans toutes les langues pour l’ensemble des salariés du Groupe. Ce message a permis de transmettre plusieurs informations sur la loi régissant ce dispositif, la protection des lanceurs d’alerte et la procédure d’utilisation du dispositif. Il était impératif que cette communication émane du PDG afin d’insister sur l’importance de ce dispositif. L’intervention de l’instance dirigeante est un véritable atout venant renforcer la légitimité de l’outil de signalement. Keyrus tient à transmettre régulièrement ces informations à ses collaborateurs (2 ou 3 fois par an) via le canal courriel et le réseau social interne du Groupe.
À travers cette politique et l’intervention du CSE en France ainsi que son équivalent dans les autres pays, l’objectif est de donner confiance aux salariés en ce dispositif. Cependant, cela reste un défi constant pour Keyrus dont l’organisation est assez singulière. Tout d’abord, dépendant de l’activité et de la culture des filiales, il est encore difficile d’adopter une stratégie de communication globale. Pour autant, l’expert en technologies ne manque pas de ressources afin de communiquer haut et fort l’existence de sa plateforme “Keyrus Ethics Line”.
2 questions à Karim MULARD-BENJELLOUN :
Karim Mulard-Benjelloun
Risk, Corporate Legal & Compliance du Groupe Keyrus
Karim Mulard-Benjelloun dirige actuellement le département Risk, Corporate Legal & Compliance du Groupe Keyrus, ESN Française et internationale. Auparavant, il a essentiellement mené sa carrière au sein de banques et fonds d’investissement, à Londres et Paris, occupant notamment la fonction de Chief Operating Officer (COO) au sein d’une Société de Gestion. Il a débuté sa carrière dans l’Audit et le Conseil et occupé les fonctions de Directeur de Mission chez Ernst & Young France.
1. Comment avez-vous mis en œuvre le dispositif d’alerte au sein du Groupe Keyrus ?
Avant de commencer l’écriture de la politique de confidentialité des données, notre DPO a réalisé un Privacy Impact Assessment afin d’évaluer le niveau de risque pour la vie privée des utilisateurs de l’outil, et prévenir les risques qui seraient ainsi identifiés. Cela passe notamment par un volet d’analyse portant sur la sécurité informatique entre notre site internet et l’outil digital par le DPO et la DSI. Cette dernière a d’ailleurs configuré le lien permettant d’accéder à la plateforme de signalement. Une fois l’aspect opérationnel et sécurité informatique établi, le projet a alors pu être lancé.
2. Quel est le constat après quatre années de mise à disposition de votre dispositif ? Comment pouvez-vous améliorer son utilisation ?
La communication au sein du Groupe est très active et pourtant, le dispositif a été très peu utilisé depuis sa mise en place. À mon avis, cette absence d’alerte signifie que la culture d’entreprise est, encore à ce jour, de communiquer directement au manager. Cette culture est ancrée depuis plusieurs décennies. Il est donc difficile de la changer si facilement. Malgré tout, nous continuons d’insister sur le fait que le canal est anonyme et géré par la fonction Compliance et un comité éthique indépendant. Bien évidemment, il est impossible de forcer les salariés à faire usage de notre plateforme mais nous essayons au mieux de les encourager.
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