Un dispositif d’alerte interne digital transfrontalier : comment Webuild a réussi l’implémentation d’EQS Integrity Line
Secteur: Construction
Chiffre d’affaires: 6,4 milliards d’€
EBITDA : 820,6 millions d’€
Nombre de salariés : 70 000
Nombre de sites: 50+
Date de création : 2014
En 2018, la société d’ingénierie Webuild, basée en Italie, a changé de plateforme digitale d’alertes professionnelles pour adopter EQS Integrity Line. Cette étude de cas explique non seulement la pertinence d’un canal de signalement digital pour une entreprise internationale mais également son expérience lors de l’ouverture de son dispositif d’alerte à des tiers et la stratégie mise en place pour communiquer sur ce dispositif à l’international.
Webuild est une entreprise véritablement mondiale. La société d’ingénierie d’origine italienne est présente dans plus de 50 pays, emploie plus de 70 000 personnes et s’efforce de respecter les normes de conformité les plus strictes dans tous les pays où elle opère. De par sa taille et son profil international, les défis liés à la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte interne que doit relever Webuild sont encore plus complexes que d’habitude.
Mais après avoir évalué les options qui s’offraient à elle, Webuild a opté pour une plateforme digitale de recueil et de traitement des alertes professionnelles car :
- Elle opère dans les pays avec de nombreux cadres réglementaires et a besoin d'un système qui réponde à toutes les exigences locales
- Son personnel est extrêmement diversifié et une plateforme digitale intuitive disponible dans plusieurs langues permet au plus grand nombre d'utilisateurs d'accéder au canal de signalement
- Le rapport coût/bénéfice d'une plateforme digitale d’alerte interne est extrêmement positif
Même si un dispositif d’alerte interne n’est pas obligatoire dans tous les pays où Webuild opère, l’entreprise est en tout cas fortement attachée à l’intégrité et à l’éthique et a voulu utiliser le canal de signalement digital comme moyen de communication avec les salariés. Investir dans le meilleur système de protection des lanceurs d’alerte était une façon de montrer l’importance qu’accordait l’entreprise à ces questions.
Webuild a adopté un dispositif d’alerte interne digital en 2016, mais en 2017, des plaintes concernant le mauvais fonctionnement de la plateforme pour des raisons techniques ont fait apparaître la nécessité de rechercher un prestataire de services plus fiable.
Ouverture de la plateforme Webuild Integrity à des tiers
À la suite d’un appel d’offres, Webuild a choisi EQS Group comme partenaire pour son dispositif d’alerte interne digital. Dès le départ, Webuild a pris la difficile décision de rendre le système public et accessible depuis le site web de l’entreprise non seulement aux salariés mais aussi aux tiers tels que les prestataires de services et les fournisseurs.
Les dirigeants ont d’abord craint que le système ne soit utilisé de manière abusive. Ne risquait-on pas des posts sur internet et des rumeurs sur le personnel de Webuild ? En fait, Webuild n’a constaté aucune dérive. Au contraire, l’entreprise a conclu que la mise en place d’un dispositif d’alerte interne accessible depuis le site internet de l’entreprise ainsi que son ouverture aux fournisseurs lui avait permis de bénéficier d’un avantage concurrentiel – ses notations ESG internationales s’en sont trouvées améliorées !
Faire passer le mot : communiquer sur la plateforme Webuild Integrity
Lorsqu’il a réfléchi à la manière de communiquer sur son nouveau dispositif d’alerte interne digital, le département Communication de Webuild a opté pour une campagne de communication comprenant des informations sur l’intranet et des alertes par e-mail aux salariés. Après tout, plus qu’un changement complet de l’entreprise, il s’agissait plutôt d’une refonte de l’ancien système. Ce qui a vraiment contribué au succès de la campagne de communication, c’est l’enregistrement par le PDG d’une vidéo courte mais efficace annonçant que le nouveau canal de signalement digital était désormais en ligne et ouvert non seulement aux salariés mais aussi aux tiers.
Les réactions au nouveau dispositif d’alerte interne ont été mitigées. La plupart des pays dans lesquels Webuild opère ont une longue tradition d’encouragement au lancement d’alerte – le Royaume-Uni, les États-Unis et l’Australie en font partie – mais d’autres pays n’ont pas la culture du lancement d’alerte. Aujourd’hui encore, bien que Webuild soit une société italienne, la majorité des alertes proviennent de l’étranger.
L’équipe de conformité de Webuild estime que la formation et la communication sont essentielles pour relever ce défi. Avec tout nouveau système, il est déjà difficile de convaincre les diverses parties prenantes qu’ils peuvent avoir confiance dans la détermination de l’entreprise à enquêter sur leurs préoccupations tout en préservant la confidentialité des informations, que le système est solide et qu’il n’y aura pas de représailles, surtout dans les pays où la culture du signalement fait défaut. Webuild a jugé nécessaire d’adapter ses communications à des marchés spécifiques et teste actuellement différentes communications et messages dans différentes régions.
3 questions à Daria Angelini
Daria Angelini
Head of Compliance at Webuild
Pourquoi avez-vous choisi EQS Integrity Line ?
EQS Integrity Line s’est démarquée sur le plan technique et économique. Pour se faire une idée des capacités techniques de la plateforme, nous avons demandé à une commission de pilotage composée de professionnels de la conformité interne, de la technique, des RH, de la RSE et de l’informatique d’évaluer les offres, ce qui a apporté une réelle valeur ajoutée dans la sélection du prestataire. Nous voulions choisir la meilleure solution pour Webuild.
Comment EQS Group vous a-t-il soutenus dans la mise en œuvre du dispositif d’alerte interne digital ?
Le meilleur soutien a été le travail d’analyse comparative effectué par EQS Group, qui a montré comment les entreprises présentant des caractéristiques similaires aux nôtres ont mis en œuvre leurs plateformes de recueil et de traitement des alertes professionnelles. Au cours du projet, nous avons eu tellement de décisions à prendre – faut-il une page d’accueil simple ou une page comportant de nombreuses photos, que mettre dans la FAQ, par exemple – que le fait de pouvoir comparer nos décisions avec celles d’autres entreprises nous a beaucoup aidés.
Comment EQS Integrity Line vous aide-t-elle dans votre travail quotidien de mise en conformité ?
Webuild est certifié anti-corruption selon la norme ISO 37001:2016 « Système de gestion anti-corruption ». Le système permet une piste d’audit complète sur toutes les alertes lancées par des salariés et des tiers. Tout est archivé et conforme au RGPD. Ceci est vital pour maintenir notre certification élevée.
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