Il ruolo delle Risorse Umane in azienda
Il reparto Risorse Umane svolge un ruolo importante nella costruzione di una cultura aziendale basata su fiducia, trasparenza e integrità. Come prerogativa per i membri del team HR, non può mancare conoscere bene il Codice di Condotta aziendale, rappresentare i valori dell’azienda e persino viverli essi stessi.
Tutte le aree dell’azienda, dal top management al middle management fino a tutti gli altri reparti, devono attivamente supportare la compliance per creare una strategia credibile ed efficace e questo vale ancora di più per le Human Resources. Tra gli obiettivi rientra anche quello di sviluppare una cultura aperta alla segnalazione (“Speak Up Culture“), in cui i dipendenti si comportano in modo etico e corretto dal punto di vista legale, senza aver timore di effettuare segnalazioni di potenziali irregolarità.
Le risorse umane possono aiutare i singoli dipartimenti coinvolti grazie alle loro conoscenze e competenze, tenendo ad esempio sessioni di formazione a riguardo. Se l’etica, la trasparenza e il comportamento responsabile sono stabiliti e consolidati come cultura aziendale, le risorse umane possono quindi incoraggiare i dipendenti a utilizzare i canali di segnalazione interna.
Il team HR dovrebbero inoltre informare direttamente i nuovi dipendenti sul Codice di condotta durante il processo di onboarding e sottolineare che l’azienda dispone di canali di segnalazione interna. Dovrebbero garantire che il sistema di segnalazione sia facilmente accessibile a tutti i dipendenti e che i dipendenti ricevano informazioni e comunicazioni relative al canale di whistleblowing.
Cooperazione con il team di compliance
Oltre ai vertici aziendali che rappresentano gli interessi dei dipendenti, anche il dipartimento di compliance influisce direttamente sulle aree di responsabilità del dipartimento delle risorse umane in quanto stabilisce le regole per la condotta dei dipendenti. È consigliabile che le risorse umane lavorino a stretto contatto con il reparto di compliance e quello legale per sviluppare congiuntamente le linee guida di compliance e il Codice di condotta.
In caso di violazioni, le conseguenze disciplinari spettano all’ufficio risorse umane e dovrebbero essere attuate in coordinamento con l’ufficio legale. Ultimo ma non meno importante, la gestione delle risorse umane dovrebbe idealmente supportare lo sviluppo e il mantenimento della cultura della compliance attraverso la formazione, informando i dipendenti dei loro diritti.
Pensare anche al team HR
Nonostante tutta l’attenzione rivolta ai dipendenti, il dipartimento delle risorse umane non deve dimenticare di guardare all’interno del proprio team. Anche i membri dell’HR si comportano in conformità al Codice di Condotta e alle normative applicabili? Le risorse umane dovrebbero garantire che anche i processi all’interno del proprio dipartimento siano trasparenti e controllare o sviluppare un processo su come reagire e gestire la cattiva condotta (o le segnalazioni di cattiva condotta) all’interno del proprio dipartimento, nonché le probabili conseguenze. Poiché i dipartimenti delle risorse umane sono punti di contatto importanti all’interno delle organizzazioni, devono anch’essi soddisfare i più elevati standard di compliance.
La Direttiva UE sul Whistleblowing
In tutta Europa, sempre più Paesi stanno recependo nel proprio ordinamento nazionale la Direttiva UE sul Whistleblowing, che richiede alle aziende con almeno 50 dipendenti di istituire un sistema di segnalazione interno e garantisce maggiori tutele ai whistleblower. In generale, le nuove leggi nazionali in materia di whistleblowing che stanno entrando in vigore in questi mesi obbligano le organizzazioni a istituire un canale di segnalazione interna e prevedono la segnalazione esterna a un soggetto terzo. In Italia, ad esempio, sarà l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), mentre in Germania sarà il Bundesamt für Justiz (L’Ufficio Federale di Giustizia).
Il supporto dell'HR nella gestione delle segnalazioni
Quando viene ricevuta una segnalazione, l’azienda deve agire rapidamente. La Direttiva 1937/2019 e il Decreto legislativo n.24 (“Decreto Whistleblowing”), entrato in vigore in Italia il 10 marzo 2023, prevede che l’avviso di ricezione della segnalazione debba essere inviato al whistleblower entro sette giorni, mentre il feedback sull’esito e sulle conseguenze dell’indagine deve essere fornito entro tre mesi.
Se la segnalazione non viene esaminata da un esperto esterno, ma solo internamente, il personale delle risorse umane può essere chiamato a supportare il team di compliance. L’HR è spesso nella posizione migliore per valutare la validità o le conseguenze di un’accusa, in particolare se si riferisce direttamente alla cattiva condotta di un individuo.
Nell’ambito di una procedura di compliance, il team delle risorse umane può anche discutere questioni etiche con la persona coinvolta attraverso il canale di messaggistica della piattaforma di segnalazione e placare i timori di ritorsioni. Il processo di segnalazione può rivelarsi stressante ed emotivo per i dipendenti che ne parlano e può anche far parte delle responsabilità delle risorse umane garantire che i dipendenti si sentano sicuri in termini di diritto del lavoro.
Diritto del lavoro & whistleblowing
Ai sensi della Direttiva UE sul Whistleblowing, i dipendenti non devono subire ritorsioni sul posto di lavoro se effettuano una segnalazione e ciò tiene conto del mobbying e della discriminazione, della negazione di una promozione, di trasferimenti punitivi e, naturalmente, della sospensione o del licenziamento.
Se la segnalazione non è anonima e il nome del segnalante è noto internamente, non è solo compito dei vertici aziendali prendere posizione per il dipendente. Il dipartimento delle risorse umane dovrebbe anche preoccuparsi di proteggere i dipendenti dalle ritorsioni al fine di mantenere la fiducia dei dipendenti nell’azienda.
Se, a seguito di una segnalazione interna, vengono adottati provvedimenti giuslavoristici nei confronti di un dipendente, le aziende devono essere in grado di dimostrare in caso di dubbio che qualsiasi azione intrapresa non è correlata alla segnalazione della persona. Per salvaguardarsi, i dipartimenti delle risorse umane dovrebbero documentare sufficientemente le ragioni e le azioni legali intraprese nel senso di spostare l’onere della prova, in modo che il comportamento dell’azienda possa essere spiegato nonostante un tribunale del lavoro.
Nel caso estremamente raro in cui un segnalante effettui una segnalazione deliberatamente falsa, il dipartimento delle risorse umane dovrebbe adottare misure disciplinari, inclusi richiami o licenziamento. Anche i procedimenti penali a carico del dipendente non sono esclusi dal procedimento disciplinare.
La Direttiva UE sul Whistleblowing – Alla scoperta di ciò che cambierà
Una panoramica completa di tutti i requisiti e obblighi introdotti dalla Direttiva Europea sul Whistleblowing
