Che cos’è una segnalazione anonima?
La segnalazione anonima è una segnalazione sprovvista di elementi che rendano possibile l’identificazione di colui/colei che ha inviato il messaggio. Malgrado la Direttiva UE sul Whistleblowing non preveda l’obbligo di introdurre una segnalazione di tipo totalmente anonimo, è consigliabile per aziende e organizzazioni di ogni dimensione e grado di garantire ai propri stakeholder di inviare sospetti in maniera confidenziale. Per farlo, è necessario assicurare che la persona che effettua la segnalazione non possa essere identificata da attributi personali (come il reparto di lavoro, l’indirizzo IP, il numero di telefono, la voce, lo stile di scrittura, ecc.). Inoltre, tutti i dati trasferiti dal segnalante devono essere elaborati e conservati in modo criptato.
Perché garantire l'anonimato?
Incentivare le segnalazioni
L’anonimato, come è facile intuire, incentiva eventuali segnalanti a condividere i sospetti i illeciti, in quanto riduce il timore di andare incontro a conseguenze negative come mobbing, demansionamento o addirittura licenziamento. Recenti studi (cfr. Whistleblowing Report) attestano che le aziende provviste di canali di segnalazione di tipo anonimo hanno riscontrato un aumento delle denunce, di cui il 60% ca. avviene in anonimato. Dare alle persone la possibilità di tutelare la propria identità, quindi, getta la base della creazione di un rapporto di fiducia tra aziende e dipendenti.
Concedere tempo per rivelare la propria identità
Secondo il Whistleblowing Report 2019, un terzo delle persone che hanno scelto di effettuare una segnalazione in forma anonima ha scelto di rivelare la propria identità durante il corso delle indagini. Questo testimonia che, una volta costruito un rapporto di trasparenza e fiducia, sarà più facile reperire tutte le informazioni necessarie al caso.
Tutela l'azienda da possibili fughe di notizie
Se un segnalante teme ritorsioni, è logico che sia meno propenso ad utilizzare canali di segnalazioni interni. Piuttosto, si ricorrerà a canali di segnalazione di tipo esterno (come quelli messi a disposizione dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) o ancora dalla stampa). L’azienda, quindi, non solo perde informazioni potenzialmente cruciali per la solidità del proprio business, ma si espone anche a notevoli danni reputazionali. Garantire la possibilità di segnalare in maniera anonima costruisce fiducia, incentiva la segnalazione e offre alle aziende informazioni tempestive circa illeciti avvenuti internamente.
Non registra un incremento di segnalazioni abusive
Quando si pensa alla possibilità di garantire l’anonimato, spesso sorge il timore che questa porti con sé un incremento delle segnalazioni infondate e/o abusive, come nel caso di segnalazioni false o diffamatorie destinate a danneggiare i singoli dipendenti o l’azienda. La valutazione statistica dettagliata nel Whistleblowing Report 2019, tuttavia, indica che la possibilità di inviare segnalazioni in forma anonima non ha alcuna influenza sulla percentuale di segnalazioni abusive.
Non impedisce la comunicazione diretta con il segnalante
Quando le aziende decidono di implementare un canale di whistleblowing, possono optare per diverse tipologie di canali di segnalazione. La cassetta postale, la casella di posta elettronica o le hotline telefoniche sono certamente i canali più veloci ed economici da impostare, ma l’anonimato per il segnalante che utilizza questi canali non può essere garantito. Nel caso di una cassetta postale, i whistleblower devono individuare un momento del giorno adeguato per depositare la propria lettera. Le e-mail possono essere tracciate e la voce può facilmente essere riconosciuta dall’altra parte della cornetta.
Garantire l’anonimato dei propri segnalanti, tuttavia, non significa dover per forza rinunciare a instaurare un canale di dialogo con loro! Oggi sul mercato esistono sofisticate soluzioni di whistleblowing digitale, come EQS Integrity Line, in grado di creare una chat sicura e anonima con i vostri segnalanti. Questi sistemi consentono, inoltre, ai whistleblower di inoltrare in un secondo momento ulteriori informazioni (come file audio e video) e di rispondere alle domande di coloro i quali stanno gestendo le indagini, senza dover svelare la propria identità.
La Direttiva UE sul Whistleblowing e l'anonimato
La Direttiva UE sul Whistleblowing (2019/1938) obbliga le aziende ad istituire un canale di segnalazione completamente anonimo?
La Direttiva UE 2019/1937 non specifica come le aziende debbano trattare le segnalazioni anonime, ma chiarisce che le aziende devono mantenere riservata l’identità del whistleblower, pena pesanti sanzioni in caso di violazione.
Aldilà degli eventuali obblighi nazionali e internazionali, tuttavia, è bene specificare che garantire l’anonimato non consente solamente di tutelare in maniera assoluta l’identità del segnalante ma costruisce – come visto – un rapporto preferenziale di fiducia, che aiuterà lo svolgimento delle indagini.
In questo senso, il nostro consiglio è quello di lasciare in prima istanza al segnalante la scelta se rivelare, o meno, la propria identità e di lavorare sulla costruzione di una relazione volta a debellare la crisi e a trasmettere i valori di integrità, trasperenza ed etica.
