1. Filtrare i casi rilevanti
Il primo passo consiste nel valutare la pertinenza del messaggio ricevuto: La segnalazione viola un diritto dell’Unione Europa così come tutelato dalla Direttiva UE sul Whistleblowing? Oppure una normativa nazionale? Oppure ancora le vostre policy interne o il vostro codice etico? In caso contrario, è necessario informare il segnalante circa l’inappropriatezza della segnalazione e comunicare quale sarebbe stato il canale alternativo dove denunciare il fatto. In caso di lamentele circa il prodotto, infatti, è opportuno rivolgersi ai canali di assistenza cliente messi a disposizione dall’azienda.
2. Contattare il segnalante
È importante stabilire una comunicazione con il segnalante il più presto possibile. La Direttiva UE sul Whistleblowing prevede un massimo di 7 giorni per dare un primo riscontro al segnalante circa l’avvenuta ricezione della segnalazione e 90 giorni per comunicare lo stadio delle indagini. Se alla segnalazione non segue riscontro nei tempi previsti, rischiate che i dipendenti perdano la fiducia nella vostra piattaforma di whistleblowing. Considerate l’idea di lavorare a modelli di risposta standard, in grado di coprire le diverse casistiche, per essere rapidi e tempestivi. Se una segnalazione non contiene motivi sufficienti per sospettare un’effettiva cattiva condotta, assicuratevi di chiedere al segnalante di fornire informazioni più dettagliate sull’incidente in questione. I sistemi digitali di whistleblowing consentono la comunicazione con il segnalante attraverso una funzione di messaggistica integrata (e riservata).
3. Arrivare al fondo delle cose
Così come il feedback anche l’apertura di indagini interne dovrebbe essere più che mai tempestiva. Valutate i documenti (comprese le prove ricevute dal segnalante), interrogate i vostri dipendenti e, se necessario, contattate nuovamente il whistleblower. Durante le indagini, assicuratevi di rispettare il diritto del lavoro, la riservatezza e i requisiti di protezione dei dati. Idealmente, tutti i documenti rilevanti e i risultati delle indagini dovrebbero essere salvati nell’area sicura di Case Management del vostro sistema di whistleblowing.
4. Adottare misure correttive
Dopo il completamento di qualsiasi indagine, sarà necessario riassumere i risultati per il management, comprese le eventuali misure correttive che sono state adottate o sono pianificate. Le sanzioni e gli altri processi devono essere comunicati in modo trasparente all’interno dell’organizzazione. Al termine dell’indagine, chiudete il caso nel vostro sistema di Case Management e rendete anonimi i dati personali raccolti, se necessario. Ai fini della segnalazione e dell’archiviazione, tutti i casi devono rimanere all’interno del sistema di segnalazione.
In sintesi
- Considerate attentamente come la vostra organizzazione intende rispondere a una segnalazione, in assenza di un avanzato sistema di whistleblowing online.
- Scegliete un sistema di whistleblowing che vi permette di gestire i casi in modo strutturato e di comunicare in maniera sicura con il segnalante.
- Rispettate i tempi di follow-up previsti dalla normativa europea e da eventuali norme nazionali, siate tempestivi nell'apertura delle indagini e mantenete informati i segnalanti circa l'avanzamento e l'esito di queste.
