La Federazione internazionale delle società di Croce Rossa e Mezzaluna Rossa rafforza la sua “Speak Up Culture” attraverso l’implementazione di EQS Integrity Line
Settore: Organizzazione umanitaria
Fatturato: 494,444,000 CHF (2021)
Società Nazionali: 192
Anno Di Fondazione: 1919
Nel 2020 la Federazione internazionale delle società di Croce Rossa e Mezzaluna Rossa (International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies o IFRC) ha lanciato un nuovo sistema di segnalazione in collaborazione con EQS Group. Il seguente case-study spiega perché IFRC ha deciso di introdurre una soluzione di whistleblowing in cloud, come questa è stata implementata e quali benefici sta portando all’organizzazione.
La Federazione internazionale delle società di Croce Rossa e Mezzaluna Rossa (IFRC) da sempre lotta per proteggere la vita e la salute umana, garantire il rispetto di tutte le persone e alleviare le sofferenze umane. Proprio per perseguire questi ambiziosi obiettivi, IFRC ha scelto di dare priorità allo sviluppo di una cultura interna basata sulla segnalazione proattiva di atti illeciti (Speak Up Culture).
Al fine di aumentare la fiducia all’interno dell’organizzazione e incoraggiare una cultura organizzativa basata su etica e trasparenza, IFRC ha deciso di introdurre un sistema di segnalazione digitale, optando per la piattaforma di whistleblowing in cloud EQS Integrity Line di EQS Group.
Creare una cultura aziendale basata su trasparenza e integrità
IFRC è la più grande rete umanitaria del mondo, raggiunge 150 milioni di persone in 192 Società Nazionali attraverso il lavoro di 13,7 milioni di volontari. Nel 2020, con il lancio del programma di ambiziosi obiettivi delle Società Nazionali, dal nome “Strategy 2030”, IFRC ha rafforzato il suo impegno ad affrontare le principali sfide umanitarie e di sviluppo, senza discriminazioni di nazionalità, razza, religione, classe sociale o credo politico.
Per raggiungere gli obiettivi previsti nella “Strategy 2030”, IFRC ha avviato il progetto chiamato “RC² Integrity”, un’iniziativa che mira a identificare e reagire in modo tempestivo alle segnalazioni in materia di violazione dei principi e dei diritti umani. Non solo, il “RC² Integrity” è volto a promuovere una cultura organizzativa basata sulla trasparenza e sulla condivisione dei sospetti di illeciti anche tra i dipendenti e i volontari che collaborano con le organizzazioni. Per realizzare questo, IFRC si è impegnata a creare una cultura organizzativa etica che pone la responsabilità personale e istituzionale al centro del proprio lavoro. Un passo importante di questo percorso è stata l‘introduzione di un sistema di segnalazione digitale.
Gli sforzi di IFRC per implementare nuovi e moderni standard di compliance attraverso il progetto “RC² Integrity” sono stati riconosciuti, il progetto è infatti stato nominato per l‘ECEC Award durante la seconda edizione della “European Compliance and Ethics Conference 2021” (ECEC), che ha avuto luogo il 6 e 7 ottobre 2021 a Monaco di Baviera e in diretta streaming in tutto il mondo.
Modernizzazione del programma di compliance e dei processi decisionali all'interno di IFRC
Prima di sviluppare il progetto “Strategy 2030”, i tool e i processi di segnalazione di IFRC non erano più stati aggiornati dal 2010 e necessitavano, quindi, di una revisione a tutto tondo. In passato, infatti, la maggior parte delle indagini aperte a seguito di segnalazioni veniva gestita tramite Word o Excel, ed era quindi passibile di errori e approssimazioni. Con il cambio di passo, l’organizzazione ha deciso di cambiare approccio, investendo su soluzioni moderne volte a prevenire, rilevare e gestire i rischi.
Nella fase di pre-screening, sono stati valutati dieci fornitori di sistemi di segnalazione differenti, prendendo in considerazione i principali player internazionali così come delle soluzioni basate meramente sulla gestione telefonica dei casi (call center). Dopo un’attenta valutazione, IFRC ha ritenuto EQS Integrity Line essere la miglior soluzione disponibile per le proprie esigenze.
Perché IFRC ha optato per un sistema digitale di whistleblowing
Prima del passaggio a EQS Integrity Line, IFRC si avvaleva di un servizio di gestione del whistleblowing in outsourcing. Questa soluzione, tuttavia, non sembrava essere gradita dai dipendenti, scettici nell’utilizzare un sistema di terzi, e aveva tracciato negli anni un basso numero di casi. Con l’aumentare delle segnalazioni, l‘organizzazione aveva infine scelto di collegare alla piattaforma altri canali di segnalazione esterni. La presenza di diversi canali, l’elevato numero di collaboratori di IFRC e il sempre più copioso volume di segnalazioni, infine, ha rivelato i problemi strutturali del sistema implementato sino a quel momento. Di conseguenza, si è reso quindi fondamentale introdurre un nuovo sistema digitale utilizzabile ovunque e in qualsiasi momento in grado di supportare i collaboratori dei diversi Paesi.
L’utilizzo del sistema
Al momento, IFRC sta utilizzando EQS Integrity Line non solo per captare eventuali irregolarità, ma anche per agire in senso preventivo nei confronti dei potenziali rischi. Sotto questo punto di vista, la piattaforma viene utilizzata per formare i dipendenti in materia di whistleblowing, per diffondere procedure interne così come per migliorare la cultura dell’organizzazione. La soluzione, inoltre, viene impiegata anche per iniziative di e-learning ed e-communication su tematiche di compliance, come la gestione e la comunicazione delle policy aziendali.
5 domande ad: André Caria
André Caria
Head of Investigations at the IFRC
André è entrato a far parte della divisione Internal Audit and Investigations di IFRC in qualità di Senior Investigator nel giugno 2015 e, nel 2020, è diventato Head of Investigations. Ha condotto e coordinato più di 100 indagini su irregolarità in Europa, Africa, America e Asia, alcune delle quali in contesti estremamente complessi. Oltre ad aver implementato un programma antifrode, ha formato centinaia di dipendenti di IFRC sulla prevenzione delle frodi, ha guidato e supportato i gestori dei casi, sviluppando partnership con le principali organizzazioni educative. Ha iniziato la sua carriera in governance, prevenzione dei rischi, controllo e audit in Protiviti e ha lavorato anche in Fiat e PwC.
1. Come avete comunicato il nuovo sistema di whistleblowing ai dipendenti? Il sistema permette anche la ricezione di segnalazioni esterne?
Comunicare il nuovo sistema non è stato difficile. Abbiamo fatto affidamento su una serie di canali di comunicazione tradizionali, cercando di raggiungere tutti i nostri interlocutori tramite e-mail, webinar, riunioni ad hoc e così via. Il nostro canale di segnalazione è già attualmente accessibile da soggetti esterni all’organizzazione. Se era stato facile comunicare la nostra politica di “tolleranza zero” a tutti i nostri collaboratori, non si può dire sia stato lo stesso per tutte le persone che quotidianamente supportiamo con i nostri servizi. Basti pensare che, a titolo esemplificativo, nella sola Turchia abbiamo più di 1,8 milioni di utenti. Per questo motivo abbiamo scelto di divulgare il sistema anche tramite i canali tradizionali del passaparola e permettere la raccolta di segnalazioni orali con i nostri operatori.
2. Come hanno reagito i dipendenti all’introduzione del nuovo sistema?
Finora il feedback è stato positivo. In passato c’era sfiducia nella hotline telefonica, principalmente per quanto riguarda la garanzia di riservatezza circa le informazioni inviate. Con la nuova soluzione, i dipendenti possono avere la certezza che esiste una sola piattaforma adibita alle segnalazioni e che garantisce la massima tutela dei propri dati, così come un canale di comunicazione sicuro e anonimo con i case-manager. Questo ha rafforzato la fiducia nei confronti della nostra azienda, in quanto si è finalmente certi che la propria segnalazione venga gestita con riservatezza e che le informazioni personali inviate vengano archiviate in forma crittografata. L’accresciuta fiducia nei confronti del sistema è dimostrata dal fatto che ora riceviamo meno segnalazioni anonime rispetto a prima. Un numero significativamente maggiore di dipendenti si sente talmente tutelato da voler fornire il proprio nome e cognome sin dal primo contatto!
3. Quali erano i requisiti per voi fondamentali durante l’implementazione del sistema di segnalazione digitale?
Considerando la nostra base internazionale e la nostra rete di volontari, era fondamentale che il sistema potesse essere accessibile gratuitamente e ovunque. Avevamo anche la necessità che fosse multicanale e che disponesse quindi di vari strumenti: dalla chat online fino alla linea telefonica. La nostra organizzazione, infatti, è in prima linea durante le catastrofi o emergenze sanitarie e abbiamo bisogno di numeri di telefono specifici che si colleghino alle operazioni di soccorso in cui siamo coinvolti. Infine, anche la possibilità di poter implementare un sistema
di segnalazione digitale con una soluzione integrata di gestione dei casi era una cosa che puntavamo ad avere.
4. Quali sono stati gli ostacoli che avete incontrato e cosa avete imparato durante l’implementazione del processo?
Direi che i requisiti procedurali, definiti nella prima fase, hanno richiesto un tempo di revisione più elevato del previsto e hanno finito con il ritardare la qualificazione, la selezione e l’implementazione del sistema di segnalazione digitale e di gestione dei casi. Un’altra sfida è stata quella di riunire persone che lavoravano in modo indipendente per elaborare una definizione comune di violazione dell’integrità. A ciò si è aggiunta la migrazione dei vecchi dati dai sistemi precedenti alla nuova piattaforma. Ovviamente, il Covid-19 è stato un altro ostacolo poiché il passaggio è avvenuto nel mezzo della pandemia e abbiamo dovuto collaborare con tutti i dipendenti che lavoravano da remoto. Ciò che abbiamo imparato durante l’implementazione del sistema è che avremmo dovuto dedicare più tempo alla sensibilizzazione e alla comunicazione dei vantaggi della nuova soluzione, sia internamente che esternamente.
5. Qual è il vostro obiettivo principale in questo momento?
Attualmente ci stiamo occupando dell’implementazione del sistema digitale di whistleblowing EQS Integrity Line in 45-60 Società Nazionali – membri di IFRC – entro la fine del 2022. In questo modo, garantiamo che tutti i sospetti possano essere registrati e valutati immediatamente nel sistema. I casi critici dovrebbero quindi avere la priorità con raccomandazioni chiare per misure tempestive ed efficaci.
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