Fair play in azienda: perché PUMA ha scelto un sistema digitale di whistleblowing
Settore: Produttore di articoli sportivi
Fatturato Annuo: €5,5 miliardi
EBITDA: €440 milioni
Dipendenti: 14.700 in oltre 120 Paesi
Filiali: 23
Anno di Fondazione: 1948
Nel mese di novembre 2018 l’azienda leader nella produzione di articoli sportivi PUMA ha scelto di sostituire la propria linea telefonica adibita alla raccolta delle segnalazioni con un sistema di whistleblowing di tipo digitale. In questo case-study scoprite che cosa ha determinato questa scelta e in che modo il nuovo sistema di whistleblowing è stato implementato…
Sincerità, onestà e modalità di lavoro compliant sono alla base della cultura aziendale di PUMA. Per questo motivo, al fine di garantire il “fair play” all’interno dell’organizzazione, il colosso tedesco dello sport ha regolamentato anzitempo il fenomeno del “whistleblowing” nel proprio Codice etico.
Già da qualche anno, infatti, tutti i dipendenti di PUMA hanno ricevuto la possibilità di segnalare eventuali violazioni delle regole aziendali attraverso una linea telefonica e un indirizzo di posta elettronica aziendali ad hoc. Tuttavia, con il 2018 l’ufficio Compliance di PUMA ha iniziato a mettere in discussione il proprio processo di whistleblowing e a interrogarsi circa l’opportunità di continuare ad affidarsi a una hotline telefonica o se ci fosse invece una soluzione migliore.
La ricerca del canale di segnalazione ideale
PUMA ha intuito l’importanza di garantire accesso al canale di segnalazione al più alto numero di dipendenti possibili e di creare un’esperienza di segnalazione intuitiva e user-friendly, con massima attenzione circa la protezione dei dati raccolti. Ecco i requisiti ricercati nella nuova soluzione di whistleblowing:
- Possibilità di impiego internazionale Il sistema di segnalazione doveva essere disponibile a tutti i dipendenti, da quelli localizzati presso l’headquarters di Herzogenaurach fino a tutti coloro che operano nelle 25 filiali internazionali dell’azienda.
- Facilità di utilizzo La piattaforma doveva trasmettere fiducia ed essere userfriendly, sia per i segnalanti che per i gestori dei casi, che desideravano un tool di facile utilizzo quotidiano.
- Allineamento con il proprio target PUMA impiega un grande numero di giovani professionisti, naturalmente inclini a utilizzare sistemi di tipo digitale. Il nuovo canale avrebbe dovuto essere all’avanguardia per parlare alla propria audience.
Dopo aver discusso con colleghi di altre realtà aziendali internazionali e aver studiato a fondo le diverse opzioni disponibili, PUMA è giunta alla conclusione che un sistema di segnalazione di tipo digitale rappresentasse la scelta corretta. Nel corso del processo decisionale, il Team ha valutato anche i risultati portati con l‘impiego della hotline telefonica negli anni precedenti, constatando la scarsa propensione da parte dei propri utenti a inviare segnalazioni via telefono. In questo senso, i referenti del reparto Compliance di PUMA hanno deciso di passare a un sistema di whistleblowing digitale.
Come per ogni altra soluzione digitale, si è quindi passati alla fase di valutazione dei diversi fornitori. In questo contesto, EQS Integrity Line si è distinta grazie all‘interfaccia user-friendly, all’ampia varietà di funzioni, alla garanzia di una comunicazione sicura e affidabile e al case management integrato. Per integrare il nuovo canale all’interno della propria cultura aziendale, PUMA ha rinominato il sistema “Piattaforma PUMA SpeakUp!”.
Implementazione della Piattaforma PUMA SpeakUp!
Al fine di assicurare che la piattaforma venisse implementata efficacemente, il reparto Compliance di PUMA assieme a EQS Group hanno definito un piano di lavoro e i singoli step atti a raggiungere l’obiettivo. L’implementazione del sistema ha visto la stretta collaborazione tra la dott.ssa Raliza Koleva, Chief Compliance Officer di PUMA, i colleghi del reparto Data Protection e i membri del Consiglio di Amministrazione. Quest’intesa ha assicurato fin da subito la rettifica del contratto aziendale vigente e la conformità del processo di elaborazione dei casi con tutti i requisiti del Regolamento Generale Europeo sulla Protezione dei dati (GDPR).
In occasione del lancio della piattaforma PUMA SpeakUp!, avvenuto nel mese di novembre 2018, il reparto Compliance di PUMA ha promosso numerose iniziative di comunicazione e ha adottato una strategia di implementazione trasversale per reparti. L’Amministratore Delegato di PUMA ha voluto fortemente introdurre il sistema di whistleblowing in tutto il Gruppo, assicurando l’impegno in prima persona dei vertici aziendali. Il reparto Compliance ha lavorato con l’ufficio interno di progettazione per mettere a punto iniziative di comunicazione aggiuntive volte a sensibilizzare il personale circa l’utilizzo del sistema. Tra gli altri, sono stati realizzati dépliant a forma di smartphone contenenti le principali informazioni sul nuovo sistema di whistleblowing, che sono stati posizionati sulle postazioni di lavoro sia nella sede centrale che nelle filiali in concomitanza con il lancio del sistema. Inoltre, nelle sale comuni come mense, caffetterie e altri punti di ristoro aziendali, schermi a led trasmettevano messaggi circa l’arrivo del nuovo sistema.
I risultati della Piattaforma PUMA SpeakUp!
Sono trascorsi due anni da quando PUMA ha implementato il nuovo sistema digitale di whistleblowing e i risultati sono stati positivi. Fin dai primi mesi, il reparto Compliance ha ricevuto un numero maggiore di comunicazioni tramite la piattaforma PUMA SpeakUp!. Le segnalazioni sono giunte da diversi Paesi così come da diversi reparti e la maggior parte dei segnalanti ha scelto di mantenere l’anonimato. Grazie alla funzione di messaggistica criptata, i gestori dei casi sono riusciti a contattare i segnalanti e a risolvere con facilità i problemi segnalanti.
Il reparto Compliance crede nell‘importanza di comunicare l‘esistenza del sistema a tutti i dipendenti e lavora affinché la tematica venga diffusa e promossa con costanza ai propri dipendenti. Per questo motivo, PUMA ha scelto di informare tutti i neoassunti circa il processo di whistleblowing in occasione di un evento aziendale di onboarding e di continuare la campagna di sensibilizzazione con l‘invio di e-mail e la stampa di materiali promozionali.
5 domande a Kristina Schmieg
Kristina Schmieg
Senior Manager Compliance at PUMA SE
Kristina Schmieg, avvocato, lavora come Senior Manager Compliance presso PUMA dal 2018. Insieme alla dott.ssa Raliza Koleva (Head of Governance & Compliance e Chief Compliance Officer), ha svolto un ruolo centrale nell’implementazione del sistema di Compliance management di PUMA.
Perché PUMA ha optato per un sistema di whistleblowing digitale?
La nostra linea telefonica adibita alla raccolta delle segnalazioni veniva utilizzata raramente. Per questo motivo, dopo aver discusso con i colleghi di altre società internazionali e aver condotto ricerche approfondite, siamo giunti alla conclusione che i sistemi digitali per la segnalazione di illeciti e irregolarità fossero più efficaci e si adattassero meglio al nostro pubblico di riferimento che è costituito perlopiù da dipendenti di età mediamente giovane.
Perché avete scelto il sistema digitale di whistleblowing di EQS Group?
Volevamo implementare un sistema che ispirasse fiducia ai dipendenti e fosse facile da usare per chiunque volesse fare una segnalazione. Allo stesso tempo, volevamo introdurre un sistema di case management professionale e facile da utilizzare, specialmente per noi del reparto Compliance. Così abbiamo confrontato i diversi fornitori e abbiamo notato che, rispetto agli altri, EQS Group disponeva del prodotto più semplice e lineare, rappresentando quindi la soluzione ottimale e in linea con le nostre esigenze.
Come è andata l’introduzione della Piattaforma PUMA SpeakUp!? Come è stata l’esperienza iniziale con il sistema?
La nostra esperienza di collaborazione con EQS Group durante il processo di implementazione del sistema è stata estremamente positiva. Siamo partiti stilando un piano di lavoro dettagliato ed EQS Group ha sempre risposto alle nostre domande con grande flessibilità e in tempi molto rapidi. Questa proficua collaborazione prosegue, tanto che – ancora oggi – quando abbiamo necessità, EQS Group risponde con grande rapidità. Anche la nostra opinione sul sistema è positiva: abbiamo già ricevuto delle segnalazioni utili e i nostri dipendenti incaricati della loro gestione stanno lavorando bene con il sistema di case management integrato.
Le segnalazioni che avete ricevuto finora attraverso la piattaforma PUMA SpeakUp! erano anonime o complete di dati di contatto del segnalante?
La maggior parte delle denunce è avvenuta in forma anonima. Ma la cosa non mi stupisce, ci vuole coraggio a denunciare. Inoltre, penso che coloro che non scelgono di mantenere l’anonimato tendano ad adottare una diversa modalità di comunicazione e preferiscano scriverci direttamente, ad esempio tramite l’indirizzo di posta
elettronica.
I sistemi aziendali per il whistleblowing stanno diventando sempre più popolari. Tuttavia, quando si tratta di comunicare i canali disponibili per la segnalazione di illeciti e irregolarità, molte aziende sono titubanti perché temono di venire sommerse da una marea di segnalazioni. Qual è stata la vostra esperienza?
Un approccio del tutto sbagliato sarebbe non comunicare il proprio sistema di whistleblowing per paura di ricevere denunce. Nella mia veste di Compliance Manager ritengo molto importante sapere che cosa sta succedendo nella mia azienda per imparare sempre di più. È meglio individuare un problema in anticipo ed evitare che possa peggiorare piuttosto che venirne a conoscenza quando è troppo tardi. D’altra parte, sarei piuttosto preoccupata se il sistema non ricevesse alcuna segnalazione perché vorrebbe dire che qualcosa è andato storto a livello di cultura aziendale e che i dipendenti hanno paura di contattarci. Pertanto è di vitale importanza continuare a ricordare a tutti i nostri dipendenti dell’esistenza e delle modalità di utilizzo della piattaforma PUMA SpeakUp!.
Scopri come EQS Integrity Line promuove la fiducia nella tua azienda
Contatta i nostri esperti e scopri tutte le caratteristiche di EQS Integrity Line.
