Contro la corruzione e per la business integrity: Ecco perché il colosso della logistica Rhenus Group utilizza un sistema digitale di whistleblowing
Settore: Fornitore di servizi logistici
Fatturato: €5.4 billion
Dipendenti: 33,500
Sedi: 820
Anno di fondazione: 1912
Non è semplice introdurre un sistema globale di whistleblowing in una società con 660 sedi in oltre 50 Paesi, con più di 30.000 dipendenti e una struttura organizzativa dedicata alla compliance di tipo decentralizzato. Nel case-study che vi presentiamo, scoprite perché Rhenus Group ha scelto di implementare un sistema di whistleblowing in cloud e quali sono i suoi vantaggi.
Rhenus Group, uno dei principali fornitori di servizi logistici a livello mondiale, ha conosciuto una forte espansione negli ultimi anni. Se fino al 2007 le attività erano principalmente concentrate in Europa, oggi Rhenus offre i propri servizi di trasporto in oltre 50 Paesi. In concomitanza con questo forte sviluppo, sono aumentati anche i rischi legati alla compliance e – di conseguenza – il numero di segnalazioni su presunte irregolarità all’interno dell’azienda.
Il principale problema in materia di gestione del whistleblowing risiedeva nella mancanza di un coordinamento centralizzato delle segnalazioni, che arrivavano nelle singole filiali del gruppo, già dotate di sistemi di segnalazione. Nel 2018 il Group Compliance Officer di Rhenus, Gilles Delarue, ha scelto quindi di implementare un nuovo sistema di segnalazione, in grado di:
- Ricevere segnalazioni di tipo anonimo, per rispettare la cultura aziendale del Gruppo;
- Velocizzare l’elaborazione dei casi da parte delle filiali;
- Essere user-friendly e tecnologicamente avanzato.
Dopo aver esaminato e valutato i diversi fornitori presenti sul mercato, la società ha optato per la soluzione digitale “EQS Integrity Line” di EQS Group. La decisione di Delarue si è basata sulla facilità di implementazione, sul numero di lingue offerto dal sistema e – in particolare – sulla possibilità di gestire in maniera decentralizzata le segnalazioni a livello globale.
A fine 2018, dopo una breve fase di implementazione, “Rhenus Integrity Line” è entrata pienamente in funzione. Il processo si è svolto in due fasi: nella prima è avvenuto il lancio presso la casa madre tedesca e qualche mese dopo ha avuto seguito l’implementazione in tutte le 50 sedi internazionali dell’azienda.
Il sistema Rhenus Integrity Line è ora disponibile, 24 ore su 24, in oltre 52 Paesi e in 11 lingue diverse. Una peculiarità di Rhenus è che la società utilizza questo sistema di whistleblowing anche per ottenere segnalazioni su eventuali fughe di dati, così da adempiere anche agli obblighi previsti dal Regolamento generale dell’Unione Europea sulla protezione dei dati (GDPR).
A seconda dell’argomento trattato e del Paese, le informazioni vengono assegnate automaticamente al rispettivo referente locale. Grazie alle statistiche in tempo reale, Delarue e il reparto compliance riescono ad avere, in qualsiasi momento, una visione d’insieme di tutte le informazioni e dello stato delle indagini.
Al fine di ottenere il maggior numero di informazioni pertinenti, Rhenus ha aperto il proprio sistema di segnalazione anche a whistleblower esterni all’azienda, promuovendo il sistema direttamente sul sito web aziendale. Rhenus Integrity Line, inoltre, viene menzionato nel Codice di condotta della società. Questo atteggiamento di massima trasparenza ha portato benefici al Gruppo: dall’introduzione del canale di whistleblowing digitale, sono numerose le segnalazioni di illeciti raccolte dall’azienda.
Uno dei requisiti chiave per Rhenus era la possibilità di elaborare le segnalazioni in maniera tempestiva e accurata, e che si potesse includere una funzione di comunicazione con i whistleblower. Per questo motivo, l’azienda ha scelto di monitorare il tempo di risposta al segnalante da parte dei gestori delle segnalazioni, introducendo un “KPI” ad hoc.
Grazie a un sistema di segnalazione fortemente automatizzato e gestito in maniera uniforme in tutte le filiali, Rhenus Integrity Line è in grado di monitorare il numero di segnalazioni aperte, il tempo medio di risposta ed elaborazione così come l’esito delle indagini.
Per Rhenus Group la correttezza e l’integrità sono alla base del successo e contribuiscono, in particolare, a conservare una buona reputazione sul mercato. È per questo che Delarue e il Consiglio di gestione di Rhenus Group invitano i loro dipendenti e tutti gli stakeholder esterni a se – gnalare in qualsiasi momento eventuali violazioni o atti illeciti. Ciò risulta ora molto più facile grazie al nuovo sistema digitale Rhenus Integrity Line, che consente al colosso della logistica di avere tutto sotto controllo in ogni momento e di contrastare in maniera rapida ed efficace eventuali
rischi in materia di compliance.
Gilles Delarue
Group Compliance Officer, Rhenus SE & Co KG
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