Diretiva Europeia sobre a Proteção dos Denunciantes: O que precisa já de saber

Os denunciantes devem ter a possibilidade de enviar mensagens por escrito, através de um sistema online, de uma caixa de correio ou por via postal e/ou verbalmente, através de uma linha telefónica ou de um sistema de atendimento de chamadas.

Por diversas razões, um sistema eletrónico online é mais adequado tanto para pequenas e grandes empresas como para instituições públicas, desde que satisfaça os seguintes critérios:

Uma vez que todas as mensagens relativas a violações e condutas eticamente incorretas devem ser documentadas e sujeitas a medidas de seguimento, o responsável de compliance deve poder aceder e tratar facilmente cada mensagem. Neste sentido, a utilização do sistema de comunicação de irregularidades deve ser igualmente simple e intuitivo. É especialmente importante que o denunciante possa estar 100% seguro de que a sua identidade será protegida.

Por conseguinte, tanto para pequenas e grandes empresas como para instituições públicas são recomendáveis sistemas de comunicação de irregularidades digitais comprovadamente seguros e confiáveis. Além disso, um sistema certificado em termos de proteção de dados e de segurança informática garante que nem o fornecedor, nem terceiros têm acesso aos dados sensíveis das mensagens. Do mesmo modo, por motivos relacionados com as normas de proteção de dados, é importante assegurar que os servidores do sistema de comunicação de irregularidades se encontram na Alemanha.

As empresas internacionais e/ou globais devem ainda certificar-se de que as mensagens podem ser enviadas independentemente da hora e do local, a fim de garantir o cumprimento da Diretiva europeia e evitar sanções e/ou coimas.

É recomendado que as organizações públicas e privadas implementem atempadamente um sistema de comunicação de irregularidades anónimo, uma vez que a implementação pode demorar entre algumas semanas e meses, dependendo da complexidade da estrutura da empresa.

Os colaboradores responsáveis pelo tratamento das mensagens nas autoridades competentes devem receber formação especial e estar familiarizados com as normas de proteção de dados em vigor, de modo a poderem processar as mensagens de forma eficiente, iniciar a comunicação com o denunciante e tomar as medidas de seguimento adequadas.

O denunciante deve ser informado, dentro de um prazo razoável, sobre as medidas de seguimento previstas e/ou tomadas e sobre os motivos subjacentes às mesmas.

As medidas de seguimento podem ser, por exemplo:

§ “o encaminhamento para outros canais ou procedimentos no caso de mensagens que afetam exclusivamente os direitos individuais do denunciante,

§ o arquivamento por insuficiência de elementos de prova ou por outros motivos,

§ a abertura de um inquérito interno e, eventualmente, as conclusões deste e as eventuais medidas tomadas para resolver o problema identificado, ou

§ o encaminhamento para uma autoridade competente para investigação mais aprofundada, na medida em que essas informações não prejudiquem o inquérito interno ou a investigação nem afetem os direitos da pessoa visada.”

O denunciante deverá ser informado da evolução e dos resultados da investigação.

O prazo razoável de informação do denunciante não deverá exceder três meses. Se o seguimento adequado ainda estiver a ser determinado, o denunciante deverá ser informado desse facto, bem como do eventual retorno de informação adicional.

De acordo com a Diretiva, não deverá ser possível invocar as obrigações legais ou contratuais dos indivíduos, como as cláusulas contratuais de lealdade ou os acordos de não-divulgação ou de confidencialidade para:

§ impedir as mensagens,

§ negar proteção aos denunciantes ou

§ penalizar os denunciantes por terem comunicado informações sobre violações ou terem divulgado publicamente, se a prestação das informações abrangidas pelo âmbito de aplicação dessas cláusulas e acordos for necessária para revelar a violação.

Se estiverem reunidas essas condições, não pode ser imputada ao denunciante qualquer responsabilidade, seja civil, penal, administrativa ou laboral.

Segundo a Diretiva, “Os denunciantes (…) deverão ficar também isentos de responsabilidade nos casos em que a aquisição das informações ou documentos pertinentes ou o acesso aos mesmos levanta uma questão de responsabilidade civil, administrativa ou laboral. Exemplos disso serão os casos em que os denunciantes obtiveram as informações através do acesso às mensagens de correio eletrónico de um colega ou a ficheiros que normalmente não utilizam no exercício das suas funções, de fotografias tiradas nas instalações da organização ou do acesso a um local ao qual normalmente não têm acesso.

Se os denunciantes tiverem obtido ou acedido às informações ou documentos pertinentes pela prática de uma infração penal, como a invasão da propriedade alheia ou a pirataria informática, a sua responsabilidade penal deverá ser regida pelo direito nacional aplicável, sem prejuízo da proteção concedida nos termos do artigo 21.º, n.º 7, da presente diretiva.”